Aldring og mestring
Hjemmebaserte tjenester- alle tjenestesteder.
Helseinformatikk- UD Tjenestetildeling har deltatt ved behov Sentral kompetanserådgiver ledet arbeidet i første fase.
heidi.eidskrem@baerum.kommune.no
Implementeringsteam i hjemmebaserte tjenester ble etablert på bakgrunn av oppfølgingsarbeidet etter stedlig tilsyn av Helsetilsynet i februar 2023. Tilsynet avdekket svikt i samhandling og kommunikasjon i pasientforløp. For å kunne lukke avvikene i rapporten fra Helsetilsynet og for å sikre gode arbeidsprosesser, så vi det nødvendig å gjøre en grundig gjennomgang av rutiner, ansvar og oppgaver. Vi valgte å organisere dette arbeidet i et Implementeringsteam som består av medarbeidere fra ulike tjenestesteder. Arbeidet skal bidra til felles ansvar- og oppgaveforståelse for medarbeiderne, og med dette bidra til økt mestringsopplevelse og mestringstro i arbeidshverdagen. Sikre lik tjenesteutøvelse på tvers av tjenestesteder og med dette fremme pasientsikkerheten. Målet er å minske risiko for avvik og heve kvaliteten på tjenesteutøvelsen.
Tilbakemelding fra helsetilsynet før oppstart: "Ansatte visste ikke hvem som hadde ansvar for hva. Det var heller ikke enighet og felles forståelse av hvordan ting skulle gjøres. Rutinene var uklare, og kommunikasjonsplattformene er mange og ble benyttet ulikt."
Før hendelsen skjedde var forbedringsarbeidet ikke satt i struktur og det var ikke medarbeiderdrevet eller beslutningsmyndighet delegert til myndiggjorte medarbeidere.
Det nye er at vi har laget en ny struktur for kontinuerlig forbedring. Vi har koblet på medarbeidere nær tjenesten aktivt i arbeidet og gitt teamet myndighet til å beslutte hva som er beste praksis innen ulike områder for hele hjemmebaserte tjenester. Innovasjonen i arbeidet er knyttet til at medarbeiderne, med et utvalg av fagutviklingssykepleiere, avdelingsledere, kvalitetsrådgivere, HUK-sykepleier, medarbeidere fra Helseinformatikk og tjenesteledere har fått mandat og myndighet til å beslutte på vegne av resten av tjenesten. Alle funksjonsbeskrivelser er gjennomgått, et sett med rutiner er sammenliknet og revidert, SWOT-analyse er gjennomført på informasjonsflyt og kommunikasjonsplattform. Deretter er det laget en felles implementeringsplan på hva som skal implementeres når, men tjenestestedene har selv bestemt hvordan implementeringen skal skje. Dette arbeidet pågår fortsatt.
Forskjellen vil påvirke brukerne på mange områder:
Vi har klart å jobbe med en alvorlig hendelse uten fordeling av skyld og i fellesskap jobbe med kontinuerlig forbedrings- og kvalitetsarbeid. Dette arbeidet har også bidratt til en økt fellesskapsfølelse og samarbeid på tvers av tjenestesteder. For tjenestestedet hvor denne hendelsen skjedde har dette vært veldig viktig.
Felles funksjonsbeskrivelser skaper bedre rolleforståelse. Vi har laget kartleggingsskjema hvor vi får kartlagt hver enkelt medarbeiders egendefinerte kompetansenivå innenfor enkelte områder. Ut fra dette kan vi kompetanseheve ut fra konkrete kompetanseområder. Dette skaper trygghet og mestringstro.
Selve innovasjonen ligger i myndiggjøring av medarbeiderne som har deltatt i Implementeringsteamet. Temaet var ferdig med å revidere rutiner, ansvars- og oppgaver og kommunikasjonsplattformer og informasjonsflyt mot slutten av 2023. Implementering av funksjonsbeskrivelser og reviderte rutiner startet opp januar 2024.
Effekt og verdi er en helt ny måte å jobbe med kontinuerlig forbedring med myndiggjorte medarbeidere, hvor beslutning er delegert til Implementeringsteamet. Dette skaper samhandling og lojalitet til et felles sett med rutiner. Alle tjenestesteder og medarbeidere er representert i arbeidet gjennom sin/sine utvalgte fra tjenestestedet. Drøftingene i Implementeringsteamet har bidratt til å sikre beste - og neste praksis for alle tjenestestedene. Fra et kommunalsjefsperspektiv viser det at tillitsbasert ledelse skaper stor verdi i tjenestene, når ansvar og myndiggjøring henger sammen.
Når vi iverksatte løsningen la vi inn hyppige evalueringspunkter. Etter en måned med implementering ser vi allikevel at vi må strukturere evalueringsform og har laget et evalueringsskjema og lagt inn mer tid til implementering for å sikre at implementeringen ikke bare blir stress, men at vi klarer å sikre mestring også i denne fasen av arbeidet.