8. Organisasjon, styring og utvikling

Formannskapet har det politiske ansvaret for programområdene Administrasjon, herunder Digitalisering og IT (DigIT), og de internfinansierte eiendomsområdene (Eiendom). Samarbeidsutvalget har et særskilt ansvar for oppfølging av arbeidsgiverpolitikken.

Området omfatter Administrasjon, herunder Økonomi og virksomhetsstyring, Organisasjon og HR, Eiendom og DigIT. I tillegg kommer Strategi og utvikling, som initierer og leder kommuneovergripende tiltak på tvers av programområder og sektorer. Innsatsene rundt innovasjon, tjenesteutvikling og rådgivning er samlet innenfor dette området. Klimaklok-sekretariatet er del av denne organiseringen.

8.1 Samlet omtale

Organisasjon, styring og utvikling (OSU) inngår ikke som egen sektor i kommuneplanen, men skal understøtte tjenestene i øvrige sektorer for å nå kommuneplanens ambisjoner og mål. Områdene Strategi og utvikling, HR og Økonomi presenteres under ett i dette dokumentet. DigIT og Eiendom presenteres i egne kapitler. DigIT og Eiendom er dels internfinansierte områder som ivaretar og forvalter store investeringer på vegne av kommunen. Det betyr at budsjettene er fordelt på tvers av tjenestene i kommunen.

Bærum kommune både som samfunn og som organisasjon preges av store utviklingsprosjekter. For å sikre kraft til gjennomføring, tydelig prioritering og kapasitet til fremtidsrettet transformasjon av tjenestene til innbyggerne er det behov for felles innsats og felles rammeverk. Det er de siste årene utviklet strategier for hvordan kommunens visjon og hovedmål skal understøttes av styrt innsats på de ulike støtteområdene. Eiendomsstrategien, digitaliseringsstrategien, anskaffelsesstrategien, kommunikasjonsstrategien, arbeidsgiverstrategien, innovasjonsstrategien og klimastrategien gir sammen med Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) tydelige føringer for utviklingsarbeidet som nå er i gang. OSU konsentrerer sin innsats rundt effektive tjenester for å understøtte daglig drift i organisasjonen, samtidig som prioritering av utviklingsressurser er avgjørende for at tjenestene skal settes i stand til å møte morgendagens forventninger. En del av dette handler også om strategisk samarbeid med næringsliv og akademia, hvor deling av kompetanse og ressurser er sentralt.

8.1.1 Kommuneplanens samfunnsdel – hovedgrep og delmål

Kommuneplanens samfunnsdel beskriver hovedgrep og delmål for å møte kommunens hovedmål og utfordringer. I gjeldende kommuneplan er disse ikke spesifikt uttrykt for sektor Organisasjon, styring og utvikling. Samtidig beskriver kommuneplanen et utfordringsbilde, hvor OSU som sektor representerer ressurser, kapasitet og kompetanse for å støtte øvrig organisasjon inn i det totale målbildet. For å håndtere det langsiktige utfordringsbildet må hovedmålene beskrevet i kommuneplanen legges til grunn for alt arbeid. Hovedmål frem mot 2035 er beskrevet slik:

Sikre bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring.
Sikre en balansert samfunnsutvikling som er mangfoldig, grønn og urban.
Være en innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft.
Legge dialog og medvirkning til grunn for utvikling av bedre løsninger.

Etter kommunevalget 2019 starter arbeidet med ny kommuneplan. Samfunnsdelen av denne er spesielt viktig, og i den sammenheng vil hovedmålene også bli gjennomgått. Ambisjonen for revisjonen er å etablere tydelige mål for kommunen frem mot 2040, og en kommuneplan som underbygger Veikart 2024 fremover.

Innovasjon og tjenesteutvikling, klimakloke valg, bærekraftig økonomisk utvikling, fremtidsrettet eiendomsforvaltning, byggerier for morgendagen og digital transformasjon er alle overskrifter for kommuneovergripende innsatser som støtter hovedmålene i kommuneplanen.

8.1.2 Fremtidens tjenester

Utvikling av fremtidens tjenester i Bærum kommune skal baseres på brukermedvirkning, dokumentert kunnskap, effektiv drift og ny teknologi. Tjenestene skal gi innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring. Kommunen skal sikre tydelige, samordnede og effektive tjenester når innbyggerne har behov for bistand. Digitalisering og ny teknologi er viktige innsatsfaktorer i fremtidens velferd, og robuste enheter og sambruk er strukturelle grep. Utvikling av gode lokalsamfunn som tilrettelegger for relasjoner og nettverk på tvers av alder og sosial bakgrunn, er et satsningsområde. Kommunen skal utvikle partnerskap og samhandle godt med innbyggere, lokalsamfunn, frivillige aktører og næringsliv.

Utviklingen av fremtidens tjenester legger sterke føringer for hvordan OSUs virksomhet skal operere. Det må arbeides kontinuerlig med å effektivisere og automatisere støttetjenestene til ansatte og innbyggere. I dette er tjenestedesign og digitalisering sentrale verktøy.

Videre må nybygg og eiendomsutvikling være fremtidsrettede og fleksible for å legge til rette for fremtidens tjenesteyting og samfunnsutvikling i lokalsamfunnet.

OSU har et spesielt ansvar for å utvikle kommunens arbeidsgiverpolitikk og rammer for medarbeiderskap. Kommunen er avhengig av ansvarlige og myndiggjorte medarbeidere med nødvendig kompetanse og kunnskap for å videreutvikle fremtidens organisasjon. Videre må OSU bidra med utviklingskompetanse og kapasitet for å understøtte den transformasjonen som den kommunale driftsorganisasjonen skal gjennom i årene som kommer. Her inngår også gode rammeverk for samarbeid med både eksterne og interne miljøer for å sikre nyskapning og spredning av gode løsninger.

Viktige felles innsatser for Organisasjon, styring og utvikling i 2020

Veien mot Bærum 2040 handler om systematisk innsats med en langsiktig strategisk tilnærming for å utvikle morgendagens tjenester. Tenke langt – handle nå er avgjørende for å sette kommunen i stand til å møte endrede behov, forventninger og krav til morgendagens tjenester. Operasjonalisering av Veikart 2024 gjennom kommuneovergripende aktiviteter og satsninger blir derfor viktig.

OSU har et sektorovergripende ansvar for flere av områdene i Veikart 2024. Utvikling av funksjonelle og klimakloke bygg skal underbygge kommunens mål. Digitalt førstevalg gir verktøy og struktur som skal bidra til en digital transformasjon. I 2020 skal det prioriteres kapasitet og kompetanse for å skape resultater innenfor følgende områder:

Fremtidens arbeidsplass – sikre en organisasjon som er satt i stand til å møte fremtidens forventninger til kompetanse, tjenester, digitalisering og endring. Utvikling av kommunens organisasjon og medarbeiderskap som sikrer fleksibilitet, tilrettelegging, utvikling og helhetlig blikk, vil bli satt i system gjennom dette arbeidet. Det etableres gjennom 2020 et program som ivaretar en helhetlig organisasjonsutvikling.
Relevant og innovativ kommune – sikre at kommunen gjennom omstilling, innovasjon og digital transformasjon er relevant i dagens samfunn og forberedt på å møte morgendagens utfordringer. Utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel er prioritert innsats kommende år, sammen med fokusert bruk av tjenestedesign som verktøy i organisasjonens utviklingsarbeid.
Kunnskapskommunen – sikre utvikling av relevante partnerskap og samarbeidsallianser som bidrar til at kommunen står enda sterkere rustet til å møte fremtiden. Dette gjelder både høyskole, universitet og næringslivet for øvrig. Arbeidet med næringsstrategi og realisering av potensial som ligger i et godt partnerskap lokalt, skal prioriteres. Mulighetene innenfor EU skal også sees i sammenheng med øvrig utviklingsarbeid.
Omstilling 2024 – sikre at kommunen har en bærekraftig tjenesteproduksjon og økonomi inn i fremtiden. Kvalitetssikring av LDIP og metodeverk er en viktig forutsetning. Organisasjonen må mobiliseres for omstilling og gevinstrealisering.

8.2 Strategisk ledelse og styring

Dette området ivaretar funksjoner som støtter den overordnede ledelsen og virksomhetsstyringen av hele kommunen, i tillegg til å levere fellestjenester og utviklingsprosjekter på tvers av hele kommunen. Det handler om kommunens administrasjon og medarbeidere, samt legge til rette for den langsiktige utviklingen av kommunen som samfunnsutvikler og tjenesteleverandør.

Nøkkeltall for Organisasjon, styring og utvikling For å løse de utfordringer som kommunen står overfor, må virksomheten drives på en annen måte enn i dag. Kommunens langsiktige omstillingsbehov og løsninger på dette fremkommer av kommuneplanens samfunnsdel, Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) og de årlige handlingsprogram.

Den langsiktige utviklingen må følges. For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder er det i LDIP 2019–2038 (kommunestyresak 27/18, møte 4.4.2018) presentert utvalgte nøkkeltall. Dette er tall for langsiktig utvikling som oppdateres årlig.

For administrasjon legger Rådmannen spesielt vekt på utviklingen av følgende måltall:

Nedenfor kommenteres kun de viktigste trendene i tjenesteområdets langsiktige måltall. En nærmere analyse av tallene finnes i Virksomhetsanalyse for sektor organisasjon, styring og utvikling som ble behandlet i formannskapets sak 88/19, i møte 24.4.2019.

Utgifter til Administrasjon påvirkes av flere faktorer, herunder med tanke på organisering (selskapsdannelser) og regnskapspraksis (i hvilken grad fellesfunksjoner henføres til tjenesteområdene).
Sammenliknet med 2014-nivå har Bærum kommune styrket gjennomføringskraften i eiendomsforvaltningen betydelig for å ta igjen et omfattende vedlikeholdsetterslep. Det er gjennomført en teknisk endring hvor utgifter til bemanning er ført på funksjon for forvaltningsutgifter i KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering).
Sykefraværet har i flere år hatt en positiv trend, men i 2017 gikk fraværet noe opp. I 2018 var det en nedgang til 7,3 prosent.
Andelen som har deltidsstillinger (80 prosent eller mindre), har ligget stabilt de siste årene med en liten nedgang i 2018.
Antall søkere per stilling har gått noe ned de siste par årene.

For ytterligere informasjon og nøkkeltall på området henvises til Virksomhetsanalysene innenfor hvert område (formannskapet, møte 24.4.2019, referatsakene 19/78621 Virksomhetsanalyse for sektor miljø, idrett og kultur, 19/78627 Virksomhetsanalyse for sektor bistand og omsorg og 19/78632 Virksomhetsanalyse for sektor miljø, idrett og kultur)

8.2.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Prioriteringene for de nærmeste fire årene handler om å realisere de betydelige ambisjonene som er nedfelt i kommunens strategier og planer. Områdets oppgave er å legge til rette for og støtte arbeidet med videre utvikling i kommunen. Ambisjonsnivået og omfanget av aktivitet stiller store krav til ledelse, gjennomføring og oppfølging.

Kunnskapskommunen

En kommune med ambisjon om å oppleves som moderne og relevant i årene fremover, står overfor behovet for kontinuerlig endring og utvikling. Innovasjon er en forutsetning for å lykkes med denne innsatsen, og kunnskapsutvikling vil være avgjørende for å sikre at kommunen møter reelle behov innenfor sine rammer. Kommunen skal bygge verdiskapende relasjoner til næringslivet i Bærum, og sikre at Sandvika blir et godt regionsentrum for Viken.

I 2020 vil arbeidet med å gjennomføre tiltakene i kommunens strategiske næringsplan være sentralt når det gjelder å etablere gode samarbeid og understøtte det lokale næringslivet. I den sammenheng kan et topplederforum for kommunens største bedrifter bidra til å sette lokalsamfunnets muligheter og utfordringer på agendaen.

Gjennom Smart City Bærum samarbeider Bærum kommune med sentrale aktører i det lokale næringslivet. I 2020 skal samarbeidet i Smart City styrkes for å øke momentet innenfor det grønne skiftet, næringsutvikling og partssamarbeid.

Kommunen har som ambisjon å ta en aktiv rolle i grensesnittet mellom akademia og næringsliv. For å møte fremtidens utfordringer knyttet til både omstilling og utvikling mener Rådmannen at potensialet gjennom et slikt samarbeid og samhandling er avgjørende. Til dette blir utvikling av relevante arenaer, prosjekter og kompetansedeling sentralt.

Forskning, innovasjon og samarbeid er sentrale innsatser for å svare på utfordringene og behovene vi står overfor. Ny kunnskap og viten må gi grunnlag for forbedring, fornyelse, forenkling og forandring. Det er på områder der kommunen faglig allerede er «i tet», den kan sette dagsorden for forskning og innovasjon og bli en driver for utvikling av tjenester og samfunn. Med dette utgangspunktet tar kommunen initiativ til en rekke strategiske og operative samarbeid med eksterne kunnskapspartnere.

OSU har en målrettet innsats for å utvikle samarbeid mellom kommunen og relevante kunnskapsmiljøer. Sammen med tjenestene og eksterne partnere identifiseres kunnskapsbehov og muligheter som skal bringe kommunen fremover. Formålet er å utruste organisasjonen, slik at forandring blir praksis.

I 2019 er det inngått strategiske avtaler om faglig samarbeid med NTNU og VID om satsning på forskning og innovasjon på ulike relevante områder. Gjennom avtalen med NTNU blir det høsten 2019 startet opp 5 PhDprosjekter hvorav to med kandidater ansatt i Bærum kommune. Her er det også aktuelt å videre styrke innsatsen sammen med masterstudenter på relevante oppgaver som underbygger forskningsarbeidet.

Forskningsrådet bevilget i alt cirka 25 millioner kroner til forskningsprosjekter i kommunal regi. Midlene brukes delvis i kommunen internt for å kunne forsterke medvirkning og egen innsats i prosjektene, og delvis hos samarbeidspartnerne (universitet og høyskoler). Alle prosjektene har kommunal medfinansiering. De fleste prosjektene løper frem til 2022. Innovasjon Norge og Forskningsrådet har også bevilget i overkant av 14 mill. til prosjekter om innovative anskaffelser innenfor Vann og avløp og Eiendom.

Rådmannen viser ellers til kommunestyresak 106/19 i møte 19.6.2019 med nærmere oversikt over kommunens samlede initiativer innen forskningssamarbeid.

Rådmannen vil i 2020–2021 legge vekt på å bygge intern kapasitet og kompetanse innenfor forskning. Det er avgjørende at de prosjektene som nå er etablert og/eller er under planlegging, kommer i gang og får gode vilkår til å lykkes som planlagt. Til det trengs det koordinering, veiledning og administrativ oppfølging. Det vil også ha verdi for kommunen å etablere et sted/forum der stipendiater, studenter, forskere og veiledere og samarbeidende universitet/høyskoler kan møtes og drøfte felles forskningsaktuelle problemstillinger.

Parallelt med dette vil Rådmannen arbeide videre med å få frem nye forskningsprosjekter som kan starte opp i 2022 og fremover. I tillegg skal strategiske samarbeidsavtaler med NTNU og VID følges opp og konkretiseres.

Relevant og innovativ kommune

Bærum kommune har stor aktivitet innenfor innovasjon på en rekke tjenesteområder. Ambisjonsnivået er satt i Innovasjonsstrategien 2018–2020, hvor det legges vekt på å bruke innovasjon til å skape varig og vesentlig verdi. Lederutviklingsprogrammet og systematisk satsning over tid har økt kompetansen i organisasjonen og skapt resultater. Samtidig krever innovative løsninger og utvikling kontinuerlig oppmerksomhet og prioritet. OSU har et særlig ansvar som tilrettelegger og pådriver for innovasjon i kommunens utviklingsarbeid. Det skal bygges videre på innovasjonskulturen som kjennetegner organisasjonen. I kommende periode vil videreutvikling av kompetanse og kapasitet innen tjenestedesign og åpen innovasjon bli sentralt for å lykkes i utvikling av fremtidens tjenester.

Innovasjonsstrategien 2018–2020

Innovasjonsstrategien gir retning for innovasjonsarbeidet, men underbygger også ambisjonene med en rekke virkemidler. De fleste tiltakene er godt i gang eller under planlegging.

Innovasjonsprisen 2019 vil bli delt ut på Bærumskonferansen i januar 2020. I tillegg vil for første gang prisene Stjæl med stil og Beste feil bli delt ut.

Siden 2017 er det etter søknad tildelt midler til interne innovasjonstiltak til en rekke gode initiativer. I 2019 kom det inn 25 søknader. Rådmannen har prioritert 8 prosjekter som er tildelt til sammen 2 mill. Oppdrift-satsningen vil bli videreført i 2020.

OSU følger opp og støtter initiativene gjennom satsningen Oppdrift, hvor ressurser og kompetanse spisses mot innovasjonsprosjektenes behov. Ambisjonen er å skape varige verdier med gode faglige og ressursmessige gevinster med løsninger som kan spres innad i og utenfor organisasjonen.

Bærum kommune er omgitt av kompetente innbyggere, aktører fra næringsliv, utdannings- og forskningsinstitusjoner, og andre som kan bidra til å løse kommunens utfordringer. Endrings- og innovasjonsprosesser i Bærum må involvere eksterne aktører slik at det blir god sirkulasjon av kunnskap og praksis. Samspill med eksterne aktører gjennom innovative anskaffelsesprosesser og samarbeid med forskningsmiljøer og sosiale entreprenører er eksempler på dette. Det skal etableres arenaer for deling av kompetanse og åpen innovasjon i møte mellom kommunen og næring. Her er det viktig med deltagelse fra alle nivåer i organisasjonene, da innovasjonskraft og nytenkning er kapasiteten som skal skape verdi.

I 2018/2019 har kommunen hatt et samarbeid med åtte sosiale entreprenører. Fire av dem har fått tildelt økonomiske støte. Erfaringen så langt er at kommunen lykkes best i samarbeidet med sosiale entreprenører når behovet er tydelig og godt forankret både hos tjenesten og ledelsen i kommunen. Rådmannen vil vurdere kost-nytte-dimensjonen av samarbeidet med sosiale entreprenører i løpet av 2019. Hensikten er å videreutvikle ordningen, slik at den blir mer treffsikker med hensyn til kommunens behov.

Fremtidens arbeidsplass

Fremtidens arbeidsliv vil være preget av tverrfaglighet og nye samarbeidsformer. Ansatte må regne med å stå lenger i jobb. Et scenario med høyt tempo i digitalisering og automatisering vil berøre de fleste deler av arbeidslivet. Disse endringene vil stille stadig høyere krav til kompetanse på tvers av utdanningsnivåene til arbeidstakerne.

Med dette bakteppet planlegger Rådmannen et program – Fremtidens arbeidsplass – som skal ramme inn ulike prosjekter og initiativ som allerede er i gang, eller som planlegges. Fremtidens arbeidsplass skal bidra til at kommunen når sine strategiske mål i en tid med endring ved å:

sikre en organisering som fremmer samhandling, tverrfaglighet og innbyggerfokus • videreutvikle en styringsform som sikrer fleksibilitet, tilrettelegging, utvikling og helhetlig fokus
tilrettelegge for utvikling av kompetanse med hovedvekt på digital kompetanse, samhandlingskompetanse og endringskompetanse
utvikle en felles bærekraftig kultur og språk som drar organisasjonen mot Ett Bærum – «slik gjør vi det her»

Arbeidet vil blant annet legge grunnlaget for en revidert arbeidsgiverstrategi. Som en del av denne innsatsen inngår også innføring av Office 365 («Digital arbeidsglede 365»), Kommunegården – fremtidens arbeidsform, Ledelsesutviklingsprogrammet, Prosjektlederskolen, Revidert kompetansestrategi med mer.

Utvikling av en organisasjonskultur som forener opplevelsen av Ett Bærum, er et kontinuerlig arbeid. Kulturutvikling skjer over tid. Samtidig er det viktig at lederutviklingsprogram, nyansattkurs og satsninger som Fremtidens arbeidsplass adresserer kjennetegnene og verdiene vi ønsker skal prege kommunens organisasjon. Åpenhet, raushet, samarbeidsvilje og deling på tvers i organisasjonen må være tydelig uttalte kjennetegn på kulturen. En lærende organisasjon som er på jakt etter nye og enklere løsninger, vil være sentralt for å oppnå ønsket omstilling.

Omstilling 2024

Bærum kommune skal også i 2040 være en attraktiv kommune med en moderne og relevant kommuneorganisasjon. En viktig del av Veikart 2024 handler om å utvikle kommunens virksomhet og tjenester i tråd med verden omkring. Dette favnes i initiativet Omstilling 2024. Omstilling med kvalitet og bærekraft handler om å utvikle, forbedre eller endre kommunens tjenestetilbud gjennom tilpasning av kommunens drift etter gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må planlegges langsiktig for endringer som skaper varige effekter, og på en måte som sikrer at kommunen ivaretar sin viktige rolle i fremtidens samfunnsutvikling.

Omstilling 2024 skal tydeliggjøre og konkretisere utfordringsbildet. En virksomhetsovergripende gjennomgang av dagens kommune gir utgangspunktet for de endringer som skal gjennomføres. Videre skal man styrke forståelsen av hvordan utviklingen fremover vil påvirke kommunen, og hvilke veivalg man kan ta. Dette handler om utvikling og nyskapning, men også om å ta vare på det som er bra. For å etablere et omforent utfordringsbilde har Rådmannen besluttet å gjennomføre kvalitetssikring av LDIP, da denne angir forutsetningene for prioritering av både drifts- og investeringsbudsjettet. For ytterligere omtale se kapittel 3 Omstilling 2024 – med kvalitet og bærekraft og egen sak som følger handlingsprogrammet.

Andre viktige utviklingsområder er blant annet:

Digitalisering og forenkling av administrative støttetjenester

Administrative prosesser samkjøres og effektiviseres gjennom digitalisering. Robotisering av standardiserte arbeidsprosesser vil også gjøre oppgavene mer effektivt enn tradisjonelle manuelle løsninger. Med bedre grensesnitt på de ulike digitale løsningene, blir det enklere for ledere, medarbeidere og innbyggere å ivareta sine behov. Noen eksempler er systemer for oppfølging av arbeidsavtaler, innkjøp, betalingsløsninger og ikke minst Min side, hvor innbyggerne enkelt skal kunne administrere sine kommunale tjenester. Kommunens servicesenter skal også gi intern og ekstern bistand på både digitale og manuelle kontaktflater.

Regionsutvikling og styrking av hovedstadssamarbeid

Bærum kommune vil styrke samfunnsutviklerrollen med tydeligere strategier for regionalt og nasjonalt samarbeid som bygger på de arenaer hvor kommunen allerede er aktive innenfor velferd, samfunn og organisasjon. Samarbeidet med andre regionbyer innenfor temaet byledelse, videreføres. Med bakgrunn i dette arbeides det med å videreutvikle og skape nye regionale relasjoner på flere områder:

Bærum som nabo til Asker. Kommunene Asker og Bærum oppleves av innbyggere, næringsliv og samarbeidspartnere i mange sammenhenger som en enhetlig region. De er geografisk logisk avgrenset, har felles bo- og arbeidsmarked, felles samferdselsutfordringer, felles regionavis med mer. Nye Asker kommune og Bærum kommune har særlige felles interesser som to store kommuner tett knyttet til Oslo. I dette perspektivet er det hensiktsmessig å bygge videre på tradisjonen fra tidligere og nåværende samarbeid mellom Asker og Bærum.
Bærum som nabo til Oslo. Bærum kommune er Oslo kommunes største nabokommune. Det er korte avstander og naturlig mye kommunikasjon over kommunegrensene, i sammenheng med både arbeid og næringsliv samt kultur og fritid. Det er derfor behov for en godt organisert relasjon til Oslo kommune.
Bærum er sentral i hovedstadsområdet. Kommunene i randområdet rundt Oslo vil ha særlig behov for samordning seg imellom, og en felles formalisert relasjon til Oslo kommune. Det handler om viktige interesser og utfordringer for de kommunene som utgjør kjernen i hovedstadsregionen. Det er blant annet igangsatt drøftinger om etablering av et hovedstadsråd som en mulighet til å organisere disse samarbeids- og samordningsbehovene.
Bærum i Viken. Bærum kommune ligger svært sentralt i Viken fylkeskommune, og er den største kommunen i fylket med 127 021 innbyggere per første kvartal 2019. Bærum og nye Asker kommune utgjør den største av mange byregioner i Viken målt i folketall. Med 219 000 innbyggere utgjør de to kommunene nesten 1/5 av befolkningen i Viken fylkeskommune.

De fleste av Bærum kommunes behov for samarbeid og samordning vil det være mest naturlig å løse med de nærmeste nabokommunene – Asker, Oslo og Oslos randkommuner. Men noen av behovene for samordning eller samarbeid kan kreve fellesskap over et større geografisk område enn dette.

Mange av Bærum kommunes nære samarbeidsbehov kan best ivaretas i en videreføring og utvikling av etablert samarbeid mellom Asker og Bærum. Ut over dette ser Rådmannen for seg en samarbeidskonstellasjon i Viken vest for Oslo, som i tillegg til Asker og Bærum eksempelvis kan inkludere Ringeriksregionen, Kongsbergregionen og Drammensregionen.

I vurderingene om samarbeidskonstellasjon på dette nivået må det vektlegges hvilket omfang av felles interesser som kan inkluderes i samarbeidet. Det må også tas med i vurderingen at økt størrelse på samarbeidskonstellasjonen også øker sannsynligheten for at konstellasjonen omfatter naturlige interessemotsetninger som kan begrense mulighetene for vellykket samarbeid.

Kommunikasjon

Det legges kontinuerlig vekt på kostnadseffektiv kommunikasjon, både internt og eksternt. Ny intern kommunikasjonskanal Yammer bidrar til at «eier» selv legger ut sin sak. Det bidrar til å frigjøre sentrale ressurser. Omlegging av Velkommen til Bærum til nye innbyggere forenkles, slik at trykking og utsending blir rimeligere.

Det viktigste omstillingstiltaket er omlegging av Bæringen til nytt format og færre utgivelser i året. Dette tiltaket gjennomføres for å holde kostandene på konstant nivå, og redusere arbeidsinnsatsen.

Intern kontroll og risikostyring

Ny kommunelov som trer i kraft høsten 2019, gir tydeligere krav til helhetlig arbeid med internkontroll og risikostyring. I Bærum kommune er dette integrert i virksomhetsstyringen. Helhetlig grep på virksomhetsstyringen er avgjørende for å lykkes med overordnede strategier. Prioritering av mål- og resultatstyring, sammen med forbedrede prosesser for risikostyring, vil bli satt på agendaen tidlig i planperioden.

Samfunnssikkerhet og beredskap Kommunen er bærebjelken i beredskapsarbeidet. God kommunal beredskap er en forutsetning for god nasjonal beredskap. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhet og beredskap på tvers av sektorer med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Asker og Bærum 2020 er utgangspunkt for beredskapsarbeidet i 2020.

Satsninger i 2020:

Helhetlig ROS Asker og Bærum 2020 fremlegges og godkjennes i kommunestyret
beredskapsplan og tiltakskort oppdateres på bakgrunn av Helhetlig ROS 2020
øvelser og tilrettelegging for økt kompetanse

Personvern og informasjonssikkerhet (GDPR)

Den nye personopplysningsloven som trådte i kraft 20.7.2018, stiller krav til at kommunen håndterer personopplysninger om ansatte og innbyggere på en sikker måte. Personvern og informasjonssikkerhet er en forutsetning for digitalisering i kommunen, samt for tillit hos innbyggere til å ta i bruk nye digitale løsninger. Gjennom GDPR-prosjektet har kommunen lagt et godt grunnlag for å etterleve ny personvernforordning. Utfordringen blir å sikre fortsatt oppmerksomhet mot informasjonssikkerhet og personvern også i tiden fremover. Dette stiller krav til ledelse og oppfølging.

Noen overordnede satsninger som er særlige viktige i årene fremover:

tilrettelegge for økt kompetanse ved implementering av Kompetanseprogram for personvern og informasjonssikkerhet for alle kommunens medarbeidere
etablere gode rutiner for å oppfylle krav i henhold til personvernlovgivningen
sikre at løsninger og systemer tilfredsstiller til krav til informasjonssikkerhet og gjeldende lovverk

8.3 Digitalisering og IT

For å løse de utfordringer kommunen står overfor må virksomhetene drives på en annen måte enn i dag. Digitalisering og digital transformasjon er forutsetninger for dette. Digitalisering handler i første rekke om å gi en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk og å legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet.

I Regjeringens nye digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019–2025 legges det stor vekt på at offentlige tjenester skal oppleves sammenhengende og helhetlige av brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Det betyr at det må samarbeides på tvers av forvaltningsnivåer og sektorer for å lykkes med utvikling av digitale tjenester. Bærum kommune deltar i en rekke nasjonale og felles kommunale digitaliseringsprosjekter for å bidra til at det utvikles felleskomponenter og felles løsninger som ivaretar ambisjonen om helhetlige, digitale tjenester.

8.3.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Digitalt førstevalg

Digitalt førstevalg er en av kommunens satsninger som skal bidra til å opprettholde velfungerende tjenester og effektiv tjenesteproduksjon i kommende år. Digital transformasjon, organisasjonsutvikling og konsekvenser for morgendagens tjenester er stikkord i det videre arbeidet.

I tråd med digitaliseringsstrategien og nasjonale føringer bygger Bærum kommune leveransekapasitet og satser på endringer for å møte omstillingen i offentlig og privat sektor. Sammenkobling av tjenestene til innbyggere, bedrifter, foreninger og frivillige står sentralt i digitaliseringsstrategien. Dette vil bidra til at innbyggere ikke trenger å oppgi informasjon som kommunen allerede har, og at tilbudet til den enkelte bruker kan ivaretas uavhengig av kommunens tjenesteområder. En helhetlig plan for digitalisering vil også bidra til en mer effektiv tjenesteproduksjon.

Sentralt i arbeidet er de fire digitaliseringsmålene som gir retning for hver sin målgruppe:

Gevinstene fra digitalisering må sees i en større sammenheng. Både fordi innsatsfaktorene ofte legges inn på et annet tjenesteområde enn der gevinstene kan tas ut, og fordi det er summen av flere tiltak som muliggjør en mer effektiv tjenesteproduksjon.

Tiltak som bidrar til kommunens hovedmål og sektorens hovedgrep

Her presenteres noen sentrale prosjekter. For mer omfattende oversikt og beskrivelse vises til investeringsvedlegget og handlingsplan for digitalisering 2020–2023.

Min side: Denne skal bidra til at innbyggere, bedrifter, lag og foreninger har tilgang til enkle, brukervennlige, relevante og sikre digitale tjenester for selvbetjening, mestring og medvirkning.
Digital arbeidsglede/Office 365: Prosjektet skal bidra til mer effektiv samhandling og tjenesteproduksjon (del av Fremtidens arbeidsplass).
Digitale løsninger for frihets- og velferdsteknologi: Tiltaket skal bidra til større grad av selvhjelp, mestring og trygghet for hjemmeboende og personer på institusjon.
Digitale læringsmidler: Digitalt utstyr muliggjør andre former for opplæring.
Digitaliserte plan- og byggesaksprosesser: Foranalyse i 2020 for å få oversikt over muligheter, hva innbyggerne ønsker seg og hva andre kommuner gjør.
Felles løsning for innhenting, analyse, aktiv styring og presentasjon av data (Business Intelligence/ IoTplattform).
Delta i nasjonale digitaliseringsinitiativ for å optimalisere utvikling av nye digitale verktøy.

Handlingsplanen for digitalisering er oppdatert som en del av handlingsprogramprosessen for 2020–2023. Forventningene til digitalisering av kommunale tjenester, automatisering og selvbetjening er store. Mange prosjekter gjennomføres samtidig, og parallelt arbeides det med å utvikle en rekke nye ideer gjennom foranalyser.

Styringsmodell – portefølje og program

Vedtatt styringsmodell sikrer prioritering av digitaliseringsprosjekter. Ved prioritering legges flere forhold til grunn: sektors prioritering av egne prosjekter, kritikalitet i dagens løsning og gevinstpotensialet. Avhengigheter mellom prosjekter og mellom prosjekt og andre aktiviteter må vektlegges sterkt i prioriteringen. I handlingsplanperioden vil resultatene fra ekstern kvalitetssikring av styringsmodell og handlingsplan legges til grunn for videre utvikling. Dette sees også i sammenheng med behovet for en mer helhetlig tilnærming til den digitale transformasjonen gjennom metodeverket som programstyring legger til rette for.

Digital transformasjon

Mange saksbehandlerprosesser består i dag av mye manuelt arbeid. Mange av oppgavene er regelstyrt og egnet for maskinell behandling. Flere arbeidsoppgaver går også igjen i flere prosesser, for eksempel behov for å reservere plass, rom eller person. Effektive arbeidsprosesser handler både om å ta i bruk de muligheter som ligger i de løsningene kommunen allerede har, men også om å ta i bruk robotisering og maskinlæring. For å gjennomføre disse endringene er det ofte behov for omfattende prosessendringer. Kommunens tjenesteområder har ansvaret for å implementere nye digitale løsninger i tjenesteproduksjonen.

Arkitektur og standardisering

Ett Bærum medfører en ny retning hvor man går fra virksomhetsorienterte fagsystemer til en mer helhetlig informasjonsarkitektur. Dette understøtter Regjeringens og KS sine ambisjoner om felles standarder, prinsipper og økt bruk av referansearkitektur for samhandling. Bærum kommune deltar aktivt i arbeidet med å etablere felles samhandlingsarkitektur for kommunal sektor i flere av KS sine fora.

IT-sikkerhet

Grunnet en stadig økende mengde digitale trusler, er det behov for en kontinuerlig overvåkning og løpende motvirkning av digitale trusler. I forbindelse med innføringen av GDPR er det utarbeidet en behandlingsoversikt, et system for oppdagelse og håndtering av hendelser, en gjennomgang av databehandleravtaler, et tilpasset kompetanseprogram, gjennomført opplæring og etablert en sterk autentisering for kommunens internettbaserte tjenester.

Gjennomføringskraft

For å tilrettelegge for digitale innbyggertjenester og digital saksbehandling, er det behov for egne ressurser som kan gjennomføre digitaliseringsprosjektene. Det gjelder både prosjektledere, løsningsarkitekter, tekniske eksperter og prosessansvarlige. Det er i dag rundt 60 prosjekter som gjennomføres samtidig. På samme tid arbeides det med å utvikle en rekke nye ideer gjennom foranalyser. I tillegg til egne ansatte er det behov for midlertidig ekspertise og prosjektmedarbeidere som kan dekke behov når det topper seg. Det er ønskelig å øke gjennomføringskapasiteten for å ta ut gevinstene så raskt som mulig. Økt grad av selvbetjening både for innbyggere og ansatte skal bidra til å betjene flere innbyggere med tjenester innenfor dagens rammer. Dette forutsetter også høy grad av digital modenhet i kommunens organisasjon, og videre utvikling av modenheten vil bli gitt prioritet fremover.

Mer optimal bruk av kommunens data som styringsdata

Kommunen sitter på store mengder data. En felles systemløsning for strukturering, tilrettelegging, analyse og formidling av denne styringsinformasjonen kan bidra til bedre og mer effektive tjenester.

Digitalisering av kommunesektoren – en nasjonal dugnad

Digitalisering av kommunal sektor er en både for stor og for krevende oppgave for en enkelt kommune. De gode helhetlige løsningene må utvikles i samarbeid med de partene som er en del av prosessen, og i samarbeid med flere kommuner. Bærum vil derfor fortsette innsatsen i digitale nasjonale initiativ. Innbyggere og leverandører er også sentrale samarbeidsparter.

Omlegging av det interne tjenestetilbudet fra DigIT

digitalt utstyr som en tjeneste – standardisere digitalt personlig utstyr, og printere
utarbeide en tjenestekatalog – standardiserte IT-tjenester
automatisere prosesser i DigIT – regelstyrte prosesser automatiseres (robotic), og selvbetjeningsløsninger utvikles der det gir gevinst

DigIT som aktør på ulike arenaer

Med deltagelse både i KommIT og Digitaliseringsutvalget til KS har Bærum kommune en sentral posisjon og mulighet for påvirkning. Dette vurderes som strategisk viktig med tanke på ambisjonen om en ledende rolle innenfor området i kommunalsektor. I forbindelse med etableringen av Viken fylkeskommune har Bærum kommune har også tatt på seg en koordinerende rolle med ambisjon om å etablere et forpliktende samarbeid mellom alle kommunene i regionen innenfor digitalisering og andre mulige fagområder.

8.4 Eiendom

Eiendomsstrategi 2015–2025 angir et høyt ambisjonsnivå, og gir retning og langsiktige mål for eiendomsvirksomheten. Det vil i årene fremover vil være betydelig økt og systematisk innsats både til nybygging og til vedlikehold og oppgradering av eksisterende bygningsmasse. Energi- og klimaledelse er et område kommunen vil profesjonalisere ytterligere. Grunneierrollen skal utvikles slik at kommunen kan bidra mer aktivt og strategisk i by- og stedsutvikling. Oppdragsmengden øker betydelig i perioden. Måloppnåelse og gjennomføringskraft krever et løpende utviklings- og omstillingsarbeid, samtidig som det må rekrutteres ny kompetanse og mer kapasitet. Arbeidet med å revidere eiendomsstrategien skal påbegynnes høsten 2019, med mål om ferdigstillelse våren 2020.

Nøkkeltall for Eiendom

For å løse de utfordringer som kommunen står overfor, må virksomheten drives på en annen måte enn i dag. Kommunens langsiktige omstillingsbehov og løsninger på dette fremkommer av kommuneplanens samfunnsdel, Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) og de årlige handlingsprogram. Den langsiktige utviklingen må følges. For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder er det i LDIP 2019–2038 (kommunestyresak 27/18, møte 4.4.2018) presentert utvalgte nøkkeltall. Dette er tall for langsiktig utvikling og som oppdateres årlig. For Eiendom legger Rådmannen spesielt vekt på utviklingen i følgende nøkkeltall:

Tabellen over viser en gjennomsnittlig nedgang på 1,7 prosentpoeng per år i ledigheten i omsorgs- og velferdsboligene de siste tre år. Ledigheten nærmer seg 3 prosent, som er ansett for å være et svært akseptabelt nivå. Reduksjonen kommer som en følge av økt innsats for å sikre mer effektiv forvaltning av omsorgs- og velferdsboligene.

Det arbeides med å videreutvikle konsept for formålsbygg. I konsept for skoleanlegg i Bærum kommune beskrives for eksempel fremtidens skolebygg som arealeffektive, klimakloke og energigjerrige. Økning i Samlet areal på barnehagelokaler i kvadratmeter per barn og Samlet areal på skolelokaler i kvadratmeter per elev kan knyttes til at man bygger barnehager og skoler som skal kunne ivareta fremtidig økning i barn og elever, det vil si at byggenes kapasitet ikke er fullt utnyttet når byggene står klare. For barnehagene er det i tillegg en økning som knyttes til at antall barn i enkelte barnehager tilpasses etter optimal pedagogbemanning for å holde enhetskostnadene lave. Nye standarder for beboerrom har medført noe økning i areal per bruker på institusjonslokaler. I tillegg har det blitt etablert fellesarealer til dagaktivitetssenter og sosiale møteplasser sentralt i byggene, noe som har medført et noe høyere areal. Økningen av areal bidrar til mer sosialisering og potensial for fler- og sambruk. Tabellen viser videre at kommunen har klart å ta ut effekten av kommunens energiledelse og gjennomføring av energireduserende tiltak.

Arbeidet med å ta igjen vedlikeholdsetterslepet startet i 2018, og tallene viser en aktivitetsøkning på 26 prosent fra 2018 til 2019.

En nærmere analyse av tallene finnes i Virksomhetsanalyse for sektor organisasjon, styring og utvikling som ble behandlet i formannskapets sak 88/19, i møte 24.4.2019.

8.4.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Eiendom er en av mange bidragsytere i arbeidet med å utforme og tilby viktige tjenester i kommunen. Med mål om Ett Bærum vil arbeidet fremover sees på med et mer helhetlig blikk, og utføres i tettere fellesskap med øvrige bidragsytere enn hva som er blitt gjort tidligere. Dette kan gi gevinster i form av besparelser og bedre velferdstjenester. Det jobbes med å øke og i større grad formalisere samhandlingen med bestiller/ tjenesteansvarlig i utformingen av kommunens bygg, og på denne måten skape bygg som både ivaretar bruker-/innbyggerbehov og er drifts- og arealeffektive. Økt samhandling i en tidlig fase vil også kunne gi bedre forutsetninger for å levere gode drifts- og vedlikeholdstjenester på byggene.

Eiendom har en viktig oppgave med å tilrettelegge byggene for frivillighet og nærmiljøet. I prosjektene gjøres aktive grep for at lokaler som for eksempel idrettshaller, skolebygg og barnehager enkelt skal kunne benyttes utenfor normal driftstid. Utlån av kommunens bygg er et sentralt kriterium for frivillighet og lokalmiljøutvikling. Det skal legges til rette for en bestillingstjeneste som gir innbyggerne oversikt over ledige bygg og areal, samt effektiviserer utlånsprosedyren.

Økt befolkningsvekst gir økende behov for kommunale boliger, og det gjøres et viktig arbeid med systematisk å bygge og anskaffe flere kommunale boliger i et krevende boligmarked. Samtidig satses det på vedlikehold og utbedring av boliger i eksisterende portefølje.

Det er mange viktige prosjekter i planleggings- og gjennomføringsfasen. I løpet av 2020 planlegges ferdigstilt blant annet syv omsorgsboligprosjekter, Lindelia bo- og behandlingssenter, Carpe Diem demenslandsby, Jarenga barnehage og Levre barneskole. Det er også flere langsiktige utviklingsløp fremover hvor Eiendom vil være sentrale: Området rundt Flytårnet på Fornebu, som vil være et viktig og sentralt knutepunkt for Fornebu, skal romme skole, kultur, boliger og andre funksjoner for sentrumsformål. I utviklingsstrategien for fornebusamfunnet har Flytårnet visjonen – Ny kunnskap og gammel klokskap og målet er at området skal utvikles til et aktivt sentrumsområde med boliger, folkeliv og offentlige og private tjenester. Områdets identitet skal videreutvikles. Regulering og eiendom vil samarbeide tett for å ivareta målsettingen for området rundt Flytårnet. Det vil også være naturlig å se om det finnes muligheter for å videreutvikle og integrere konseptet Det gode nabolag i utviklingen av Flytårnet.

Oksenøya senter, kommunens største byggeprosjekt hittil, er godt i gang. Senteret inneholder både skole, barnehage og bo- og behandlingssenter. Prosjektet har som mål å være et forbildeprosjekt hvor generasjonsfellesskap står høyt med utstrakt grad av sambruk og visjoner om godt samspill mellom barn, unge, eldre og nærmiljøet. Prosjektet har også høye klima-, miljø- og energiambisjoner – Breeam-nor Outstanding, Futurebuilt, ZEN, nær nullenergi med mer – og vil være et utstillingsvindu knyttet til sosial- og klimabærekraftig utvikling. Samtidig med utbyggingen av Oksenøya senter vil det arbeides med en tiltaksplan for å sikre at synergiene med sam-/flerbruk, generasjonsfellesskap og nærmiljøet blir fulgt opp og ivaretatt når byggene blir tatt i bruk. Prosjektet har planlagt oppstart på byggeplass mot slutten av 2019, og skal stå klart til skolestart i august 2022. Bo- og behandlingssenteret vil være klart til bruk i januar 2023.

Eiendom er også en sentral representant for kommunen som leietakerombud i arbeidet med å utforme ny kommunegård, som skal rehabiliteres og bygges om for å tilrettelegge for opptil 1 300 medarbeidere i fremtidsrettede og moderne lokaler, samt egne områder for møter med innbyggere. Ny kommunegård planlegges ferdigstilt i 2022, og vil være en viktig møtearena mellom kommunen, innbyggere og næringsliv i fremtiden. Bærum kommunale pensjonskasse er byggherre og ansvarlig for selve byggeprosjektet.

Klimakloke Eiendom Bærum kommune skal være en forbilledlig og klimaklok eiendomsaktør. Klima vies mye oppmerksomhet i alle Eiendoms prosesser, både i utviklingen av nybygg og innenfor større rehabiliteringer.

I byggeprosjektene legges det vekt på å holde arealet nede. Dette bidrar til reduksjon i klimagasser, mer energieffektive bygg og reduserte investerings- og driftskostnader Det legges opp til grønn mobilitet i prosjektene gjennom tilretteleggelse for kollektiv-, gang- og sykkeltrafikk fremfor bilkjøring.

Det legges vekt på i større grad å skille mellom ulike prosjekter ved fastsettelse av klimamål. Det må skilles tydeligere mellom nybygg og eksisterende bygg, da det oftest er lite hensiktsmessig og økonomisk forsvarlig å legge til grunn nybyggambisjoner ved rehabilitering. Det vil arbeides mer med å finne hvilke konkrete tiltak som i praksis gir størst klimagevinster i hvert enkelt prosjekt. Dette vil kunne gi bedre måloppnåelse og bidra til å få ned investerings- og FDV-kostnader. Rådmannen fremmet saken Miljøkrav og påvirkning på kostnader i byggeprosjekter (formannskapssak 151/19, 18.6.2019) knyttet til ambisjoner versus kostnader. Rådmannen vil av den grunn vurdere klimaambisjonene i hvert enkelt prosjekt. Kostnadene ved svært høye ambisjoner på alle kommunens byggeprosjekter vil bidra til svært høye investeringskostnader. Det må derfor balanseres mellom klimaambisjon og økonomisk bærekraft.

Sambruk er et viktig stikkord både i planleggingen av prosjektene og i forvaltningen av bygningsmassen. Dette vil gi muligheter for mindre areal- og energibruk. Oksenøya senter er et godt eksempel på et prosjekt hvor ulike tjenester og formål samles.

Det er i de siste årene nedlagt betydelig innsats for å få ned energibruken i kommunens bygningsmasse. Blant annet er det etablert egne energiteam som skal sikre bedre overvåking av anlegg og driftstider, slik at planlagt reduksjon i energibruk oppnås. Den samlede energibruken i formålsbyggene var i 2018 redusert med 3,1 prosent sammenlignet med året før. Det jobbes også for å få ned energibruken i velferdsboliger gjennom å skape insentiver for brukerne.

Samarbeidet med Smart City Bærum og næringslivet bidrar til at Bærum velges som stedet for pilotering, utprøving og demonstrasjon av nye klimakloke løsninger og teknologier. Kommunens prioriterte områder etableres som utstillingsvinduer i samarbeid med kommunens Klimaklok-program.

Gjennom partnerskapet med FutureBuilt utvikles forbildeprosjekter som skal redusere klimagassutslippene med 50 prosent innen områdene transport, energibruk og materialbruk. FutureBuilt er en arena for både nyskapning og læring for byggebransjen. FutureBuilt er sentralt i byggeprosjektene, med blant annet Oksenøya senter som et viktig forbildeprosjekt.

Bærum kommune er samarbeidspartner i The Research Centre on Zero Emission Neighbourhoods in Smart Cities (FME ZEN), som skal bidra til utvikling av bærekraftige områder med null klimagassutslipp. Partnerskapet i FME ZEN er sentralt i arbeidet med å nå målet i kommunens klimastrategi om at Fornebu skal være etablert som nullutslippsområde i 2027. FME ZEN har per nå syv pilotprosjekter i Norge. Oksenøya senter og Flytårnet er blant disse.

I samarbeid med blant annet offentlige aktører, forskningsmiljøer og Smart City Bærum arbeides det med å skape viktige samarbeidsarenaer mellom det offentlige og næringslivet. Bærum kommune er blant annet medlem i Næringslivsringen, som er et samarbeidstiltak mellom studenter, næringen og studieprogrammene innen bygg og miljøteknikk ved NTNU. I tillegg til å utveksle nyttig kunnskap er dette også en arena for rekruttering.

Eiendom som grunneier

Eiendom ivaretar kommunens rolle som grunneier, og er derfor en sentral bidragsyter innenfor strategisk by- og stedsutvikling. Eiendom er tungt inne i planlegging og utvikling av byområdene Fornebu, Bekkestua og Sandvika.

Forventet befolkningsvekst medfører at kommunen i årene fremover vil ha løpende behov for tomtearealer til bygging av nødvendig infrastruktur, herunder skoler, barnehager, omsorgsbygg og boliger. Det arbeides med å gjøre strategiske tomteinvesteringer på tross av et stadig økende prisnivå, og at det i deler av kommunen er få ledige tomtearealer. Det er også oppmerksomhet på å øke samhandlingen med private eiendomsaktører for å skape verdier, sikre inntekter og oppnå optimal utnyttelse av kommunens eiendommer.

Et eksempel er Meglergården på Bekkestua, hvor kommunen solgte deler av eiendommen til Stor-Oslo Eiendom, med forutsetning om å kunne kjøpe tilbake 12 ferdigstilte omsorgsboliger til mennesker med utviklingshemming samt personalrom/fellesrom. Eiendommen vil stå klar for innflytting årsskiftet 2020/2021. Sambruk og samlokalisering er også sentrale stikkord i arbeidet med å optimalisere utnyttelsen av eiendommene.

Fortsatt rigging for gjennomføringskraft

Sterk konkurranse fra det private arbeidsmarkedet gjør det utfordrende å rekruttere gode kunnskapsmedarbeidere, og det jobbes derfor stadig med å synliggjøre Eiendom som en attraktiv arbeidsgiver. I løpet av våren og høsten 2019 gjennomføres en større rekrutteringskampanje med mål om å ansette cirka 25 nye medarbeidere innenfor prosjektledelse og forvaltning.

Det jobbes for å støtte oppunder fagutdanninger og lærlingordninger. I byggeprosjektene stilles det krav til bruk av både lærlinger og fagarbeidere innenfor de ulike bygg- og anleggsfagene. Det er videre ønske om å benytte lærlinger i driftsorganisasjonen. I samarbeid med HR-enheten er Eiendom i gang med å se mulighetene for samarbeid med videregående skoler som kan tilby lærlinger.

Effektiv organisering

Det økende behovet for virksomhetens tjenester utfordrer den tradisjonelle måten å jobbe på. For å møte behovet må Eiendom rekruttere parallelt med at det jobbes videre med å tydeliggjøre roller og ansvar, slik at eksisterende kompetanse og kapasitet utnyttes på best mulig måte.

Økt gjennomføringskraft forutsetter god styring, intern samhandling og tverrfaglig samarbeid. Samarbeidet med brukerne av byggene, herunder både kommunens egne tjenester og idrett, kultur, frivillighet, innbyggere med flere, må styrkes.

Profesjonell eiendomsaktør

Eiendoms viktige arbeid med å profesjonalisere virksomheten gjennom mer målrettet arbeid med blant annet strategier, prosesskartlegging og kvalitetssystem fortsetter. Eiendomsforvaltningen har arbeidet med kapasitetsoppbygging og rendyrking av forvaltningsoppgavene. Dette forventes å gi konkrete resultater allerede i 2020.

Det arbeides med å samordne porteføljene så de tilsvarer tjenestesektorene (Barn og unge, Bistand og omsorg, Miljø, idrett og kultur). Samordningen vil gi færre kontaktpunkter på tvers og en større forståelse for tjenestesektorenes behov. Det pågår også en kartlegging av bruken av bygningsmassen for å sikre bedre utnyttelse, gjennom blant annet reduksjon i ledighet og økt sambruk. Kommunen går glipp av leieinntekter fordi bygg blir stående tomme lenger enn nødvendig (boliger unntatt), og det vurderes derfor blant annet tiltak som tomgangsleie for å sikre mer bevissthet knyttet til bruk av tilgjengelige arealer.

Systematisk vedlikeholdsarbeid

Det legges stor vekt på mer effektiv forvaltning av kommunens bygningsmasse. Eiendom har de siste årene jobbet aktivt med å ta igjen vedlikeholdsetterslepet. Blant annet er bygningsmassen kartlagt. På bakgrunn av dette er det utarbeidet femårs vedlikeholdsplaner som ble iverksatt i 2019. Innsatsen innenfor vedlikehold og verdibevarende investeringer økte betydelig i 2018, og Eiendom vil fortsette å ha trykk på et jevnt og planmessig vedlikehold i årene som kommer. Brukere og tjenester vil ha utbytte av dette arbeidet gjennom bedre bygg.

Kostnadskontroll – formalisering av samhandling og riktige ambisjoner

Kostnadskontroll vil fortsatt være svært viktig både i eiendomsdriften og i byggeprosjektene. Høye ambisjoner innenfor blant annet klima og miljø kombinert med tjenester i stadig utvikling, kan være kostnadsdrivere i prosjektene. Forventningsstyring, god bestiller-kompetanse, tett samhandling på tvers og valg av kostnadseffektive løsninger er avgjørende for å utnytte kommunens ressurser på best mulig måte. Omforent forståelse av hva som er «godt nok», tidlig brukerinvolvering og låsing av konsept etter beslutningspunkt 2 i prosjektmodellen, er viktig for å holde kostnadene nede.

8.5 Medarbeidere

I januar 2016 vedtok kommunestyret en revidert arbeidsgiverstrategi: Arbeidsgiverstrategi mot 2035. Kommunens overordnede mål legges til grunn. Strategien bygger på kommunens visjon og verdier, samt medarbeiderskap og samhandling. Strategien peker på fire områder som skal gjøre kommunen til en attraktiv arbeidsgiver:

godt lederskap
medarbeidere med riktig kompetanse
mangfold og inkludering
innovasjon og omstilling

Rådmannen tar sikte på at kommunens arbeidsgiverstrategi vil bli revidert i løpet av 2020.

Nøkkeltall for Medarbeidere og organisasjonen

Den langsiktige utviklingen må følges. For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder er det i LDIP 2019–2038 (kommunestyresak 27/18, møte 4.4.18) presentert utvalgte nøkkeltall. Dette er tall for langsiktig utvikling og som oppdateres årlig.

For Medarbeidere legger Rådmannen spesielt vekt på utviklingen i følgende nøkkeltall:

Det er små variasjoner på kommunens nøkkeltall for medarbeidere. Turnover har økt noe, og rekrutteringssituasjonen for noen personalgrupper har blitt noe mer utfordrende.

Kompetansesammensetningen i Pleie og omsorg viser en noe større andel medarbeidere med fagbakgrunn. Innen Oppvekst barnehage er økningen på andel med fagbakgrunn økt betydelig fra 2017 til 2018. Dette tilskrives primært en omorganisering hvor barnevern og helsetjenester for barn og unge ble inkludert i kommunalsjefområdet.

Sykefraværet ser ut til å være i en positiv utvikling. En nærmere analyse av tallene finnes i Virksomhetsanalyse for sektor organisasjon, styring og utvikling som ble behandlet i formannskapets sak 88/19, i møte 24.4.2019.

8.5.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Videreutvikle kommunen som attraktiv arbeidsgiver

I en tid hvor det blir mer krevende å konkurrere om arbeidskraften, må kommunen sørge for å være en attraktiv arbeidsgiver som både rekrutterer og beholder nødvendig kompetanse.

Omstilling for morgendagen krever kontinuerlige endringer og tilpasninger. Det vil utfordre organisasjonen på lederskap, organisering, arbeidsmetoder, kultur og samhandling. Kommunens medarbeidere er avgjørende for å kunne yte gode tjenester til innbyggerne. Det er i møte mellom medarbeidere og innbyggere/brukere «sannhetens øyeblikk» skapes. Videre utvikling av godt medarbeiderskap styrkes for å sikre god involvering og gode tjenester.

Programmet Fremtidens arbeidsplass vil gi føringer for konkrete satsninger som i stor grad vil berøre kommunens medarbeidere.

Godt lederskap for fremtiden

Fremtidens arbeidsliv vil stille andre krav og forventninger til både ledere og medarbeidere. Lederes evne til å motivere og stimulere til endring er avgjørende for at medarbeidere skal oppleve større mestring. Ledelse må utøves profesjonelt og i henhold til overordnede føringer og mål. Lederavtalene skal bidra til å sikre tydelighet på krav og forventninger.

Det er et uttalt mål å bruke mindre tid på administrasjon og mer på ledelse. Ledere må gå foran i den digitale transformasjonen. De må evne å finne, utvikle, lære opp i og ta i bruk digitale verktøy som letter arbeidsprosesser og samhandling med brukere. Dette forutsetter lojalitet i bruk av kommunens systemer. Profesjonalisering og modernisering av de administrative støttetjenestene skal medføre standardisering og forenkling.

Fremtidens ledere må kunne balansere drift og utvikling for å realisere gevinstene – ledelsesprogrammet og Fremtidens arbeidsplass skal underbygge kompetansebehovet. Nytt ledelsesutviklingsprogram skal også sikre at alle ledere i kommunen får et felles fundament til å utøve ledelse. Lederplakaten vil danne rammeverket for programmet som vil bestå av ulike moduler, hvor noen tiltak vil være obligatorisk. Figur 8.5 viser hvordan programmet er bygget opp.

Medarbeidere med riktig kompetanse – i dag og i morgen

Målrettet og treffsikker rekruttering skal bidra til at kommunen lykkes med å anskaffe nye medarbeidere med den kompetansen vi har behov for – i dag og i fremtiden. I konkurranse med andre er det vesentlig at kommunen fremstår profesjonell og har en tydelig profil. Kommunens omdømme som arbeidsgiver vil være avgjørende for tilgangen på arbeidskraft. Det iverksettes flere tiltak som skal bidra til god merkevarebygging.

Siden arbeidslivet er i rask endring, kan det være krevende å vurdere hva som vil være fremtidige behov for kompetanse. Digitalisering og robotisering kan innebære at oppgaver bortfaller, og at nye behov oppstår. Ved rekrutteringsutfordringer utfordres tjenesten til å tenke alternativt på hvilke kompetanser som kan være aktuelle.

Fremtidens arbeidsplass med nye måter å arbeide på, fører med seg endrede krav til kompetanse, endringsvilje og fleksibilitet hos medarbeidere og ledere. Som et eksempel vil den nye Kommunegården bli en arena for å innføre aktivitetsbaserte arbeidsplasser med utnyttelse av digitale muligheter, prosjektsamarbeid og tverrfaglig samarbeid.

Den digitale medarbeider med høy grad av modenhet vil ta i bruk nye verktøy og utnytte mulighetene som ligger i kommunens satsning på digitalisering. Nye arbeidsformer vil utfordre dagens arbeidsmetoder og innebærer behov for avlæring og ny læring. Både medarbeidere og ledere må være forpliktet ti l å ta i bruk vedtatte arbeidsformer.

Utvikling av digital kompetanse hos alle medarbeidere i alle deler av organisasjonen er kritisk for at organisasjonen skal være rustet ti å møte morgendagens utfordringer. Gjennom programmet Fremtidens arbeidsplass og Office 365 vil det i planperioden legges opp til systematisk kompetanseutvikling. E-læring og praktiske moduler vil bygges opp som et helhetlig tilbud.

Omstillings- og endringskompetanse skal vektlegges i videre utvikling av kommunens medarbeidere. Ulike former for kompetanseutvikling skal benyttes som virkemiddel for endring. Kompetansetiltak i regi av arbeidsgiver skal rettes mot kommunens behov nå og i fremtiden.

Fleksibilitet og livslang læring utfordrer, men gir samtidig muligheter. Både for medarbeidere og for kommunen som organisasjon. Alternativ bruk av fagkompetanse og læring på tvers av de tradisjonelle fagområdene skal bidra til å møte fremtidens behov for tjenester. Tilrettelegging for hospitering og utprøving vil det bli lagt til rette for i større grad enn i dag. Dette kan også gjelde i partnerskap med lokalt næringsliv.

For å videreutvikle egne medarbeidere, samt å sikre tilgang på faglært arbeidskraft, satses det videre på samarbeidsavtaler med høyskoler og universitet. Bærum kommune skal utvikles videre som en god og attraktiv praksisarena for studenter og lærere. Allerede etablerte partnerskap må videreutvikles. Det er en ambisjon å fortsatt legge høyskoleutdanninger til Kunnskapssenteret, men også å se på muligheten for videre- og etterutdanninger som kommunen har behov for. Utvikling av ny kunnskap gjennom praksisnær forskning vil også være et satsningsområde.

Gjennom konseptet Kunnskapskommunen Bærum etableres det også samarbeid med ulike eksterne aktører som gir nye perspektiver på kunnskap og kompetanse.

Mangfold og inkludering

Over 13 prosent av kommunens medarbeidere har minoritetsbakgrunn, men andelen i lederposisjoner er vesentlig lavere. Rådmannen tar sikte på å etablere et talentutviklingsprogram for å stimulere til karriereutvikling hos aktuelle medarbeidere.

Kommunen har en tradisjon for å tenke innovativt og ta nye grep. I kommunens Arbeidsgiverstrategi mot 2035 er et av innsatsområdene under Mangfold og inkludering å rekruttere, utvikle og ta i bruk kompetansen hos innvandrere med høyere utdanning. Det igangsettes derfor et prosjekt for å bidra til at akademikere fra andre land får mulighet til å komme i jobb. Det foreslås et eget traineeprogram for denne gruppen. I første omgang avsettes det midler til fem traineestillinger. Dette er et samarbeidsprosjekt med NAV, som bidrar med deler av finansieringen.

Rådmannen vil vurdere krav til norskkompetanse i ulike sektorer og yrkesgrupper for å sørge for at krav til kvalitet i tjenesten balanseres opp mot muligheten for å inkludere personer med minoritetsbakgrunn.

Kommunens livsfasepolitikk ble vedtatt i 2016. I kampen om arbeidskraften fremover er det viktig å kunne tilby arbeidsgivertiltak som er relevante i den livsfasen den enkelte medarbeider er i.

Økt fleksibilitet er noe som etterspørres i større grad. Livsfasepolitikken gir muligheter for mer individuell tilpasning. Det er fortsatt et stort handlingsrom som ikke er benyttet, og Rådmannen vil oppfordre til å ta i bruk de ulike tiltakene.

Frivillighet som del av velferdstjenester

Rådmannen vil i 2020 legge frem forslag til oppdatering av kommunens policy for frivillighet i velferdstjenestene. Samtidig med dette ønsker Rådmannen å utrede og prøve ut alternativ organisering av frivillig innsats. I utredningen vil Rådmannen se særlig på organisering rettet mot å gjøre frivillig innsats mer attraktivt for kommunens ansatte når de går av med pensjon. Det vil bli vurdert om det er mulig å inngå partnerskap med større private bedrifter om satsningen. I utredningen vil det også bli vurdert mulige løsninger for å gjøre frivillig innsats mer attraktivt for yngre innbyggere, for eksempel studenter. Rådmannen vil fremme egen sak om dette tidlig i 2020.

Nærværsarbeidet

Rådmannen vil fortsatt ha tydelig og sterk oppmerksomhet på ulike tiltak og strategier for å redusere sykefraværet. Sykefraværet gikk ned fra 2017 til 2018, og ser ut til å være i positiv utvikling. Kommunens satsning på programmet NED 2.0, et samarbeid mellom KS og NAV, ser ut til å bidra til en kulturendring. Opplegget videreføres i flere deler av kommunen.

Det legges opp til forsterket innsats gjennom de nye rutinene som er vedtatt for oppfølging av langtidssykemeldte. For å sikre lik praksis på tvers av kommunen for oppfølging av sykemeldte, er det nå utarbeidet en egen håndbok som vil være til hjelp for både ledere og medarbeidere. Ny IA-avtale ble inngått mellom partene i arbeidslivet i desember 2018. Bransjeprogrammene som skal utvikles, vil inkludere institusjonstjenesten i Pleie og omsorg, samt barnehagesektoren.

Heltidskultur

En partssammensatt arbeidsgruppe har drøftet ulike tiltak for å få en heltidskultur i kommunen. Det er spesielt innen døgnbaserte tjenester at det er krevende å redusere andel deltid. Både ønsket og uønsket deltid er en utfordring. En fersk rapport fra Fafo – En ny vei mot heltidskultur – dokumenterer hvorfor heltidskultur er viktig. Dette vil bidra til bedre kontinuitet overfor brukere, bedre kvalitet på tjenesten og bedre arbeidsmiljø. Et av tiltakene er å etablere alternative arbeidstidsordninger som bidrar til at helger i større grad dekkes med fast bemanning. Men vel så viktig er forståelse for og holdning til at det er viktig at flest mulig jobber i store stillingsbrøker. Dette representerer en kulturendring som krever tid og innsats i årene fremover.

Omstillingskapasitet og -kompetanse

Fremtidens utfordringer med økt omstillings- og endringstakt, stiller høyere krav enn tidligere til ledere. Rådmannen setter i gang et prosjekt for å utvikle egen organisasjon til å møte en stadig høyere endringstakt. Det legges vekt på å utvikle eget lederskap i en stadig mer digitalisert hverdag. Ledere må være innovative og omstillingsdyktige og kunne ta i bruk og utvikle medarbeidernes kompetanse.

Balansen mellom daglig drift og utvikling vil alltid være krevende. Kontinuerlig forbedring må være en del av arbeidet med å tilpasse tjenestene til brukernes behov. For å møte fremtidens utfordringer må både ledere og medarbeidere engasjeres i å finne nye og bedre løsninger på oppgaver og tjenester som skal leveres. Dette krever prioritering og tilrettelegging. Arbeidet med å gjennomføre kommunens innovasjonsstrategi innebærer en kontinuerlig oppmerksomhet mot å få frem gode innovasjonstiltak i organisasjonen. I 2020 vil Rådmannen spesielt legge vekt på å få frem innovasjonstiltak med stort gevinstpotensial.

8.6 Endringer drift

8.6.1 Merbehov – intern organisatorisk tilpasning

1 Manglende budsjett til Malmskriverveien 4

Leieavtalen med Entra Eiendom vedrørende Malmskriverveien 4 utgår sommer 2020. Fordi Kommunegården er under ombygging er det behov for å forlenge denne avtalen til 2021 (halvårseffekt i 2020). Malmskriverveien 4 benyttes som kontorer for organisasjonene i tillegg til undervisningsrom. Rådmannen vil komme tilbake til muligheten for ytterligere forlengelse av avtalen dersom behovet vedvarer. Øvrige midler skal dekke felleskostnader i bygget samt oppgradering av tekniske hjelpemidler til undervisningsrom (PC-er med mer).

Dette vil sikre tilstrekkelig kontorkapasitet frem til den nye Kommunegården er på plass. Tilgang på undervisningsrom reduserer behov for ekstern leie av plass til internopplæring samt muligheten til å tilby fasiliteter til utdanningssektoren.

2 Oppgradering og drift av Bærum kommunes hjemmeside

Dagens versjon av baerum.kommune.no ble lansert for snart fem år siden. Tiden er derfor inne for mer omfattende oppgraderinger og modernisering. Behovet handler både om ny teknisk funksjonalitet, nye brukerkrav slik som universell utforming, søkemotor-forbedringer og nye maler i tråd med nye kommunikasjonsbehov. Det avgjørende er å sikre gode integrasjoner med nye tjenester (for eksempel Min side). Hensikten er å bedre brukeropplevelsen og effektiviteten på sidene. Rådmannen melder derfor om et merbehov på 0,5 millioner kroner som knytter seg til årlige oppgraderinger og drift av Bærum kommunes hjemmeside.

8.6.2 Merbehov – sentralt posterte felleskommunale kostnader

3 Sikkerhet – GDPR og diverse

I forbindelse med den lovpålagte endringen i personvern (GDPR) har kommunen kjøpt en egen programvare. Dette verktøyet oppdager og forebygger mulige lovbrudd, og hjelper dermed kommunen å nå de lovpålagte kravene. Arbeidet med GDPR medfører i tillegg behov for ett nytt årsverk til forvaltning. For å få orden og oversikt på regelmessige sikkerhetsoppgaver, er det behov for en digital sikkerhetshåndbok. Det er også nødvendig med ytterligere utstyr for å kunne gjøre ulike tester, skanninger og oppfølginger av sikkerhetssituasjonen i kommunen. Tiltaket skal sikre at kommunen oppfyller kravene i personvernloven, samt sikre gode rutiner og oppfølging av informasjonssikkerheten i kommunen. Dette er svært viktig for å bevare sikkerheten til både kommunen, ansatte og innbyggere.

4 Fremtidig digital infrastruktur (FDI) – datasenter

I forbindelse med utflytting og rehabilitering av Kommunegården var det behov for å etablere et nytt datasenter. Datasenteret skal betjene de aller fleste ansatte, bygninger, mobile brukere og elever, til sammen cirka 30 000 sluttbrukere. Det nye datasenteret krever bruksrett til ny programvare, samt at leverandør vil stå for daglig drift av datasenteret. Et nytt datasenter skal sikre at alle sluttbrukere i kommunen har tilgang til systemene til enhver tid, hele året. Videre skal datasenteret håndtere endringsbehov og skaleringsmuligheter, bedre informasjonssikkerhet og redusere sårbarhet.

5 Lisenser og systemforvalter SMAX (ny serviceportal)

Det er innkjøpt ny serviceportal. Lisenskostnadene er ikke budsjettert. Systemet må holdes ved like og videreutvikles med nye skjemaløsninger med mer. Det er derved også behov for en 50 prosent stilling som systemforvalter. Serviceportalen er bestillingskanalen mellom ledere og Servicesenteret samt andre støttetjenester. For å oppnå målet om selvbetjening, er det vesentlig at portalen er mest mulig brukervennlig. Dette vil redusere ledernes tid som brukes på administrative oppgaver

6 Traineeordning – minoritetsspråklige med akademisk bakgrunn

I samarbeid med NAV iverksettes et prosjekt for å utvikle en traineeordning. Med utgangspunkt i kommunens behov for kompetanse rekrutteres det kandidater med minoritetsbakgrunn og akademisk utdanning til et ettårig traineeprogram for minst fem kandidater per år. Opplegget forutsetter at det settes av en 50 prosent stilling som fasilitator og prosjektleder. Tiltaket skal bidra til målrettet inkludering av arbeidsledige innvandrere med høyere utdanning gjennom kvalifisering til relevante jobber der kommunen har rekrutteringsbehov.

7 Økt ressursbehov, HVO og HTV

Med mange omstillingsprosesser stiller det økt krav til involvering og oppmerksomhet mot arbeidsmiljø. Ønskelig å videreutvikle rollen som HVO. Ressurser til HTV er gradvis økt de siste årene uten at det er blitt kompensert.

8 Digitalt utstyr

Rådmannen viser til sak 141/19 Fremtidig digital infrastruktur – personlig digitalt utstyr som ble behandlet i formannskapet 12.6.2019. Det er besluttet at innkjøp av alt nytt digitalt utstyr, samt alt nytt og gammelt fellesutstyr skal standardiseres og sentraliseres. Det er på samme tid også ønsket å innføre en ny finansieringsmodell hvor enhetene skal belastes en leiekostnad. Siden DigIT skal kjøpe inn utstyret for deretter å belaste en månedsleie over flere år, tilsier dette at DigIT vil ha høyere kostnader de første årene. Det bes altså om differansen mellom anskaffelseskostnad og leieinntekter.

Merbehov i forbindelse med flyttingen til midlertidige lokaler kommer av registrering, klargjøring og montering av PC-er, skjermer og annet digitalt utstyr. Arbeidet har krevd bruk av eksterne ressurser, samt mye overtid av ansatte i DigIT.

Det er mange gevinster ved å sentralisere innkjøp av digitalt utstyr, eksempelvis tilrettelegging for nye arbeidsformer, standardisering av utstyr, økt informasjonssikkerhet og levering fra lager «på dagen». I tillegg vil en fast belastning av månedsleie gi forutsigbare kostnader for alle enheter.

9 Godtgjørelse til folkevalgte

Rådmannen viser til sak 95/19 som ble behandlet i Kommunestyret 19.6.2019 og melder at merforbruk knytter seg til endringer i kommunens Reglement om godtgjørelser mv. til medlemmer av styrer, utvalg, komitéer, nemnder og råd.

10 Merbehov, gjennomføring av valg

Rådmannen melder et merbehov på 0,7 mill. som knytter seg til utvidet åpningstider, ekstra forhåndsstemmemottak, samt økning i antall stemmesedler og annet utstyr og materiell ved gjennomføring av valg.

11 Rådmannens innsatser

Det er behov for å styrke ressurser til kommunens arbeid med utvikling og omstilling. Det gjelder blant annet prosjektledelse, prosessgjennomføring og analysearbeid, spesielt innenfor utviklingen av Fornebu-samfunnet, byutvikling og byledelse, økt innsats innenfor frivillighet og innbyggermedvirkning og satsningen på utvikling av rollen som en regional aktør. For nærmere beskrivelse av aktiviteter og innsatser, se kapittel 2 og 3.

8.6.3 Merbehov – felles til fordeling

12 Merbehov ny kommunegård

Kommunegården er 29 år gammel. Bygningens innvendige utforming bærer preg av å være utdatert, og de tekniske anleggene har stort vedlikeholdsetterslep. Bygget trenger totalrehabilitering for å kunne fungere som arbeidsplasser, og for å fungere godt i møtet mellom innbyggere og kommune (se formannskapssak 79/18 Kommunegården – konseptvalg og beslutning om å igangsette planleggingsfase (BP2), behandlet 24.4.2018). I den perioden bygget skal renoveres, må ansatte flytte ut av bygget, og kommunen får ekstra leiekostnader. Etter innflytting i Kommunegården blir det inngått en ny leieavtale for Kommunegården. I tillegg vil det komme en årlig kostnad på cirka 14 mill. til nedbetaling av innhentet vedlikeholdsetterslep.

Endringer fra forrige handlingsprogram skyldes flere forhold, men i all hovedsak at det tidligere ikke er blitt tatt hensyn til kontraktsfestet byggelånsrente, samt et økt estimat på husleien i den nye Kommunegården som følge av høyere investeringskostnader for byggeprosjektet (se formannskapssak 47/19 Prosjekt ny kommunegård – orientering om status, behandlet 5.3.2019).

13 Reversering av tidligere vedtatt omstillingstiltak Innføring av elektronisk kjørebok

Kommunen har ikke innført den teknologiske løsningen som skulle gjøre det mulig med elektronisk registrering av kjøretid for ansatte som bruker private biler i tjenesten. Effekten av tiltaket kan derfor ikke realiseres. Innføring av bilpool-ordningen fra 2018 har også bidratt til å redusere den økonomiske handlingsrommet man hadde i 2017 da tiltaket ble foreslått. Rådmannen foreslår derfor at tiltaket reverseres.

8.6.4 Omstillingstiltak – felles til fordeling

14 Kontinuerlig omstillingsarbeid

Det er innført arbeidsprosesser for å sikre at virksomheten skal klare å ta ut effekten av målrettet bruk av teknologi og digitalisering. Det er allerede lagt inn et ambisiøst krav om effektivisering i handlingsprogramperioden jamfør kapittel 4 Økonomi, tabell 4.8. Rådmannen har derfor ikke foreslått vesentlige endringer i tidligere vedtatte omstillingstiltak, men legger opp til å øke effektiviseringstakten med 50 mill. (cirka 0,7 prosent) fra og med 2023. Dette for å sikre handlingsrom og komme opp mot det omstillingsnivået som angis i Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan 2019–2038 (LDIP).

Fremtidens endrede rammer krever en større omstilling enn det vi kan klare å ta ut ved hjelp av teknologi og digitalisering. Et bærekraftig tjenestenivå innebærer blant annet prioriteringer og arbeidsmetoder som vektlegger brukerens egen mestring og selvhjulpenhet. I løpet av 2019 er det tatt et aktivt grep for å igangsette prosesser som skal sikre at virksomheten blir rustet til å kunne effektuere nødvendige omstillingstiltak. Organisering av dette arbeidet er nærmere beskrevet i kapittel 3 Omstilling 2024 – med kvalitet og bærekraft. 8.6.5 Økte ressurser forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) – programområde 92 og 93

8.6.5 Økte ressurser forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) – programområde 92 og 93

15 Netto endringer FDV

Det budsjetteres med kostnader til FDV basert på endringer i areal til forvaltning. Nybygg og tilbygg gir økte arealer, og bygninger som rives, vil gi reduserte arealer. Når nye arealer tas i bruk, bevilges det et beløp per kvadratmeter som tilsvarer bransjenormtall (Holte-nøkkelen). Nøkkeltallet til Holte 2016 (middels kostnadsnivå) justert med byggekostnadsindeksen legges til grunn. Avvik i fremdrift for prosjekter (endret ferdigstillelse) og /eller nye bygg som ikke tidligere er lagt inn, gjør at FDV-budsjettet må endres.

8.6.6 Prisendringer

Leie av lokaler ved Kunnskapssenteret

Prisendringene er i hovedsak i tråd med lønn- og prisvekst. Stort etterspørsel av data- og videokonferanserom medfører høye driftsutgifter, og tilhørende prisendringer er derfor noe høyere enn lønn- og prisvekst. Prisene overstiger likevel ikke kommunens kostnader til drift av lokalene.

8.7 Foretak og selskaper

Foretak og selskaper kommunen eier helt eller delvis Med utgangspunkt i Bærum kommunes eierskapsmelding videreføres kommunens utøvelse av målrettet og forutsigbar eierskapspolitikk. Eierskapsmeldingen ble sist vedtatt i kommunestyresak 101/17 i møte 25.10.2017, og det legges opp til en rullering av eierskapsmeldingen i løpet av 2020/2021. Eierskapsmeldingen er todelt, hvor del 1 trekker opp rammene for eierstyring , og del 2 viser kommunens eierposisjoner gjennom selskapsomtale og målformuleringer.

I handlingsprogramperioden 2020–2023 vil det blant annet være oppmerksomhet knyttet til:

rullering av eierskapsmeldingen
etableringsfasen for Asker og Bærum brann og redning IKS (ABBR IKS), samt utarbeidelse av selskapets eierstrategi og oppfølging av selskapsavtalen i samarbeid med Asker kommune
oppfølging av Arba AS, som nå er 100 prosent eiet av Bærum kommune, og samhandlingen med blant annet Bærum arbeidssenter (kommunalt tjenestested)
VEAS med endret selskapsorganisering sannsynligvis fra 1.1.2020 og utarbeidelse av selskapets eierstrategi i samarbeid med Oslo kommune og Asker kommune
Centro Asistencial Noruego SLU, hvor det legges opp til en fornyet driftsavtale i tråd med vedtatt eierstrategi
Bærum Kommunale Eiendomsselskap AS – utvikling av aktuelle eiendommer som for eksempel Brambanigården
oppfølging av kommunens styrekandidatregister, se kommunestyresak 34/19, møte 6.3.2019.

Publisert 23. sep. 2019 kl. 20.15 Oppdatert 18. sep. 2020 kl. 09.11