Rådmannen ønsker å øke fokuset på investeringene i kommunen, siden de utgjør en stor del av kommunens økonomi og legger både økonomiske og praktiske føringer for driften.
Dette i forlengelsen av de endringer foreslått og vedtatt i kommunestyresak 89/15 – Forvaltning og styring av investeringer og nytt investeringsreglement vedtatt i kommunestyresak 21/16. Investeringene fremstilles derfor i dette handlingsprogrammet samlet i eget kapittel og ikke som en del av områdene. Det vises for øvrig til egen sak som fremmes i tilknytning til handlingsprogrammet omkring operasjonalisering av investeringsreglementet og hvordan prosjekter rapporteringsmessig følges opp.
Prosjektmodell og fasebeskrivelser
Felles prosjektmetodikk er under innføring i Bærum kommune med utgangspunkt i DIFIs (Direktoratet for forvaltning og IKT) prosjektveiviser, men tilpasset Bærum. Metodikken er tenkt å kunne brukes på alle investeringsprosjekter i Bærum kommune, samt større/komplekse driftsprosjekter. Prosjektveiviseren har en faseinndeling med tilhørende beslutningspunkter. Det skal ikke igangsettes en ny fase før beslutning er gjort på grunnlag av dokumentasjon og aktiviteter i fasen forut for beslutningspunktet i henhold til fullmaktsregimet. Innføring av felles prosjektmetodikk er et viktig element i den samlede virksomhetsstyringen og styring innenfor fastsatte økonomiske rammer.
Dette handlingsprogrammet er første hvor metodikken er anvendt i forhold til å beskrive hvor i prosjektløpet ulike investeringsinitiativ befinner seg. Kommunen er i en tidlig innføringsfase, men det er likevel etter beste evne forsøkt å plassere prosjektene i de fasene de mest logisk hører hjemme.
Fase 0 (F0) – Foranalyse-fase – frem til beslutningspunkt 1
Behov/ide foreligger (eks. fra behovsanalyse eller strategidokumenter), men konseptvurdering er ikke påstartet. Tid og kostnader for gjennomføring er enten ikke vurdert, eller er å betrakte som høyst foreløpige med meget stor usikkerhet. Prosjektet er ikke besluttet gjennomført. Foranalysen avsluttes med beslutningspunkt B1: Igangsettelse av konseptvurdering som er første reelle prosjektfase.
Fase 1 (F1) – Konseptfase – frem til beslutningspunkt 2
Konseptvurdering av løsningsvalg, tid og gjennomføringskostnader er igangsatt men ikke avsluttet. Tid og kostnader for gjennomføring er å betrakte som høyst foreløpige estimater med meget stor usikkerhet. Prosjektet er ikke besluttet gjennomført. Avsluttes med beslutningspunkt B2: Valg av konsept, igangsettelse av planleggingsfase.
Fase 2 (F2) – Planleggingsfase – frem til beslutningspunkt 3
Konseptvurdering behandlet i henhold til fullmakts-regime, konsept er valgt og planleggingsfase besluttet igangsatt. Estimater for tid og kostnader har frem til gjennomført anskaffelse stor usikkerhet. Avsluttes med beslutningspunkt B3: Fastsettelse av kostnads- og fremdriftsrammer i henhold til fullmakts-regime, beslutning om gjennomføring.
Fase 3 (F3) – Gjennomføringsfase – frem til beslutningspunkt 4
Prosjekt er under gjennomføring i henhold til vedtatt kostnadsramme etter endt planleggingsfase og anskaffelse. Tid og kostnadsrammer er i henhold til sikkerhet P851. Avsluttes med beslutningspunkt B4: Avslutning og overlevering til drift.
Fase 4 (F4) – Avslutningsfase
Prosjektet er levert og tatt i bruk. Godkjennings/garantiperiode. Gevinstrealisering. Prosjektet tas ut av listen når det er avsluttet i regnskapet/sluttrapport er levert.
S – Samlebevilgning
Samlet pottbevilgning for flere tiltak/prosjekter/anskaffelser. Dette kan for eksempel være løpende årlige bevilgninger til gitte formål (eksempelvis turveier, veiforsterkning, forvaltningsplan IT) – eller samlepott for mindre prosjekter av lik karakter (eksempelvis prosjekter innen vann og avløp) eller samlepott til fremskaffelse
av boliger.
Enkelte samlebevilgninger dreier seg om større utviklingsløp med mange delprosjekt, men som overordnet sett går gjennom de samme fasene som et enkeltprosjekt. Der dette gjelder er formålet markert med både «S» og den aktuelle prosjektfase. Noen ganger vil slike satsinger initielt bestå av en samlebevilgning, der tydelige enkeltprosjekt utvikler seg over tid. Eksempel på dette er midler til byutvikling i Sandvika, der Sandvika fjordpark og Elvebredden nå er konkrete satsinger.
I tråd med investeringsreglementet skal ramme for faste løpende bevilgninger i tilknytning til økonomimelding I reguleres slik at samlet disponibelt beløp for et budsjettår ikke overstiger to normale årsbudsjetter (tre for anleggsplan kultur/idrett). Dette for å tilpasse disponibel ramme til normalt årlig forbruk inklusive slingringsmonn.
Investeringene i dette kapittelet er strukturert etter følgende områder:
- Formuesbevaring – alle formuesbevarende eiendomsprosjekter samlet på tvers av sektorer/programområder.
- IT-prosjekter samlet – nytt for året er at alle IT-relaterte investeringsprosjekter samles på tvers av sektorer/ programområder. Dette fordi disse investeringene påvirker hverandre gjensidig, ofte kan gjenbrukes og derfor reelt sett bør sees i sammenheng.
- Organisasjon, styring og utvikling (uten mindre og uspesifiserte Formuesbevarings-prosjekter, IT-prosjekter og Fornebu prosjekter).
- Barn og unge (uten mindre og uspesifiserte formuesbevarings-prosjekter, IT-prosjekter og Fornebu prosjekter).
- Bistand og omsorg – (uten mindre og uspesifiserte Formues-bevarings prosjekter, IT-prosjekter og Fornebuprosjekter), hvor omsorgs- og velferdsboliger er skilt ut i eget underkapittel.
- Miljø, idrett og kultur – (uten Formuesbevarings-prosjekter, IT-prosjekter og Fornebu prosjekter), hvor VAR-området (vann, avløp og renovasjon) er skilt ut i eget underkapittel.
- Fornebu – alle prosjekter knyttet til Fornebuområdet.
Alle prosjekter med avsatte midler i 2016 og handlingsprogramperioden er med i prosjektoversiktene, men det er kun de prosjektene med avsatte midler i handlingsprogramperioden, med unntak av fase 4 (F4) prosjekter, som omtales. For å bedre og tydeliggjøre informasjonen er prosjektoversikten endret sammenlignet med prosjektoversikt fremstilt i handlingsprogram 2016–2019. Hensikten er å tydeliggjøre skillet mellom prosjekter i tidligfase hvor det ikke foreligger endelig vedtak om gjennomføring (F0, F1, F2), og prosjekter hvor det foreligger vedtak. I tillegg er nye prosjekter, som ikke har fått avsatte midler i tidligere handlingsprogram eller økonomimeldinger, markert med (NY).
Reservert ramme/estimat – gjelder de prosjektene som er i tidligfase (F0, F1 og F2) og ikke har vedtatt kostnadsramme. Reservert ramme er basert på nøkkeltall og kalkyle i Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan for 2017–2036 (LDIP) og er kun å anse som et foreløpig plangrunnlag med stor usikkerhet. Midlene bevilges/utløses først når nødvendig beslutningspunkt om igangsetting/gjennomføring er behandlet.
Prosjektkostnad gjelder de prosjektene som er vedtatt gjennomført og er delt i tre kolonner:
- Opprinnelig kostnadsramme – viser første vedtatte kostnadsramme for prosjektet (etter endt planleggingsfase, ved beslutningspunkt 3 vedtak om gjennomføring og fastsetting av kostnadsramme).
- Sist vedtatt ramme ØMI – viser siste vedtatte kostnadsramme for prosjektet.
- Innstilling ny kostnadsramme – viser forslag til ny kostnadsramme for de prosjektene hvor Rådmannen ser behov for endringer fra siste vedtatte kostnadsramme.
Avsetning til reklamasjon og risiko
Det er besluttet å flytte avsetning til utbedring av reklamasjon til en samlet avsetning innenfor hvert programområde. Dette har flere fordeler. Det gjør at prosjekter i reklamasjonsfasen kan tas ut av investeringsoversikten, slik at listen over prosjekter blir mindre omfattende. En samlet avsetning for reklamasjon gir rom for å redusere avsetningen, da det ikke er sannsynlig at behovet vil forekomme i alle prosjekter. Modell for operasjonalisering og styring er under utarbeidelse. Det vil også vurderes en tilsvarende samlet avsetning for risiko innenfor hvert programområde.