Hopp til innhold

Søk

7 Organisasjon, styring og utvikling

Omfatter eiendom og administrasjon (programområdene 16 Administrasjon, inkludert digitalisering og IT og de internfinansierte eiendomsområdene 92 og 93), samt eget delkapittel for HR/medarbeidere. Formannskapet har det politiske ansvaret for sektoren, samarbeidsutvalget har et særskilt ansvar for oppfølging av arbeidsgiverpolitikken.

7.1 Samlet omtale av sektoren

Sektoren omfatter politiske organer, kemner, kommunerevisjon, kommunens øverste ledelse og sentraliserte stabs- og støtteenheter samt lærlinger, tillitsvalgte og vernetjeneste. Hovedoppgaven er å ivareta den overordnede ledelsen og virksomhetsstyringen av hele kommunen, i tillegg til å levere fellestjenester og understøtte utviklingen på tvers av hele kommunen. Tiltak og viktige innsatser innenfor området er kommuneovergripende, og virker på tvers av programområder og sektorer. Digitalisering og IT samt Eiendom er dels internfinansierte områder og ivaretar og forvalter samtidig store investeringer på vegne av andre. Dette betyr at budsjettene er spredt på tvers av områdene i kommunen. En vesentlig del av budsjettet for eiendomsfunksjoner fremkommer under FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) og utbygging.

Sektorens utfordringer

Utfordringer

Kommunen står overfor utfordringer knyttet til blant annet befolkningsvekst, en aldrende befolkning, ressursknapphet, klimaendringer og innføring av ny teknologi.

Vekstutfordringer

Et samfunn i endring og befolkningsveksten de neste 20 årene skaper press på arealer og sosial og teknisk infrastruktur. Effektiv og klimaklok tilrettelegging av kommunens eiendommer, samt kostnadseffektiv utvikling av nybygg, er en forutsetning for å ivareta kommunens tjenester til innbyggerne.

Ressursutfordringer

  • Demografiske endringer og reduserte inntekter medfører behov for effektiv organisering og utvikling av kommunens tjenester, noe som ikke minst fører til økt etterspørsel etter digitalisering og eiendommer tilrettelagt for effektiv drift. 
  • Bærums ledende rolle innenfor digitalisering, effektivisering av drift og fremtidsrettet eiendomsutvikling forutsetter rekruttering av talenter i sterk konkurranse med blant annet det private næringslivet og statlig sektor. På grunn av den sterke etterspørselen etter kompetansearbeidskraft i vår region er dette stadig mer krevende. Den økte etterspørselen etter tiltak og nye prosjekter innen eiendom og teknologi er utfordrende i forhold til sikring av nødvendig gjennomføringskapasitet – både interne og eksterne krefter. 
  • Dialog og medvirkning bidrar til utvikling av gode planer, men er også ressurskrevende for administrasjonen.

Klima, energi og miljø

  • Et klima i endring krever effektiv utnyttelse av ressurser, klimakloke valg i utvikling av kommunens tjenester og tilrettelegging for økende miljøutfordringer.
  • Gjennomføring av klimastrategien forutsetter mobilisering av kommunens egen organisasjon, men også et godt samarbeid med bærumssamfunnet.

Et samfunn i endring

  • Samfunnet endres gjennom blant annet digitalisering, urbanisering og økende klimautfordringer. Endringskompetanse, effektivisering og bruk av nye løsninger er nødvendig for at Bærum skal kunne levere gode og ettertraktede tjenester i kommunen. 
  • Kommunens kompetansebehov har de siste årene blitt betydelig endret. Det er i mindre grad enn tidligere behov for funksjoner med lav kompetanse. Årsaken er at de fleste oppgaver krever fag-/ profesjonsutdanning, at de automatiseres eller ikke lenger skal produseres av kommunen. 
  • Forskning, innovasjon og samarbeid med næringsliv og innbyggere er viktige virkemidler for å utvikle gode og fremtidsrettede tjenester.

7.1.1 Sektorens hovedgrep og delmål for å møte kommunens hovedmål og utfordringer

Organisasjon, styring og utvikling inngår ikke som egen sektor i kommuneplanen. I stedet skal sektoren understøtte tjenestene i øvrige sektorer i arbeidet med å nå kommuneplanens ambisjoner. De siste par årene har det blitt utviklet klare strategier for hvordan kommunens visjon og hovedmål skal understøttes av styrt innsats på de ulike støtteområdene. Eiendomsstrategien, digitaliseringsstrategien, anskaffelsesstrategien, kommunikasjonsstrategien, arbeidsgiverstrategien og innovasjonsstrategien gir sammen med langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) tydelige føringer for utviklingsarbeidet som nå er i gang – og klimastrategien vil supplere dette. Primærfokus i dette handlingsprogrammet er å realisere de betydelige ambisjonene som er vedtatt gjennom det strategiske arbeidet som har vært gjennomført.

Bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring

For å sikre bærekraftige tjenester må kommunen avvikle for å utvikle innenfor områder med vekst. Satsing på nye områder må skje i stedet for, ikke i tillegg til det arbeidet som gjøres i dag. De siste par årene er det utviklet nye styringsverktøy som er med på å sikre den langsiktige og strategiske styringen som må til for å balansere økonomien opp mot tjenester av riktig mengde og kvalitet. Den langsiktige driftsanalysen og investeringsplanen kobler føringene fra kommuneplanen med konkrete behov og løsningene for sosial og teknisk infrastruktur både på kort og lang sikt.Mange av delmålene innenfor eiendomsstrategien har direkte innvirkning på bærekraften i tjenestene. Ny digitaliseringsstrategi for Bærum kommune, Ett Bærum – digitalt førstevalg, ble vedtatt av kommunestyret 29.3.17, sak 33/17. Strategien legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon i tråd med kommuneplanens målsettinger for tjenestene. Strategien peker ut fire hovedområder for digitaliseringssatsingen. Ett av disse er innbyggere, der delmål bygger opp under bærekraftige tjenester for selvhjulpenhet. Hovedområde ansatte har strategier for å bidra til leveranse av effektive tjenester. Ny modell for organisering og styring av IT-området vil gi bedre samhandling og kostnadseffektiv bruk av IT i en tid der digitalisering og bruk av ny teknologi er avgjørende for å sikre bærekraftig velferd. Som en oppfølging av strategien, legger Rådmannen frem en egen handlingsplan for realisering av strategien i tilknytning til årets handlingsprogram. For å tilrettelegge for gode omstillingsprosesser skal ledere rustes til å ivareta både de formelle og de mellommenneskelige prosesser på en best mulig måte. Det legges derfor opp til lederopplæring og informasjonstiltak.

Balansert samfunnsutvikling – mangfoldig, grønn og urban

Det er særlig innenfor arbeidet med kommuneplanen og innenfor Eiendom at OU-området bidrar til hovedmålet om en balansert samfunnsutvikling. I byutviklingsprosjektene i Sandvika og på Fornebu spiller Eiendom nå en helt sentral rolle.
I forhold til satsing på en klimaklok kommune spiller OU-området også en vesentlig rolle, og programledelse av det sektorovergripende klimaklok-programmet er vedtatt lagt til Strategi- og utviklingsenheten. Riktig og effektiv arealbruk er helt sentralt om klimamål skal nås. De mest klimakloke kvadratmeterne er de som ikke bygges. At nye formålsbygg er arealeffektive og klimakloke er derfor vesentlig. Det meste av kommunens eiendommer er imidlertid allerede bygget, slik at redusert energibruk og klimavennlig eiendomsdrift i de cirka 660000 kvadratmeter kommunen har ansvar for, er avgjørende for å lykkes med dette hovedmålet. Kommunens kontorarbeidsplasser i Sandvika bruker mye areal. Arealeffektivisering og bedre utnyttelse av kommunens egne kontorlokaler muliggjør at flere private leieforhold kan avvikles. Bærum satser på Grønn IT, i en fremtid der teknologi vil spille en stadig større rolle i tjenesteproduksjonen. Grønn IT handler blant annet om å ta i bruk teknologi for å levere tjenester mer ressurseffektivt og dermed med mindre miljøavtrykk. Det er viktig at Bærum kommune, som største arbeidsgiver i kommunen, arbeider aktivt med bevisstgjøring av ledere og medarbeidere og tilrettelegger for klimakloke valg, både når det gjelder redusert og utslippsvennlig forbruk av varer og tjenester, for arbeidsreiser og i arbeidshverdagen for øvrig.

En innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft

Innovasjonsstrategiens hovedmål er en etablering av en tydelig innovasjonskultur i 2017. Strategien skal rulleres ved årsskiftet 2017/2018. Det jobbes systematisk med utvikling av en ledelses- og organisasjonskultur som skal gi en endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft. Fokus fremover blir å bygge videre på innovasjonskulturen og hente gevinster fra bruk av innovasjon og samarbeid som virkemiddel. Videre blir det sentralt å lykkes med FOI-fondet, etableringen av samarbeid med næringslivet og bruk av digitale og klimavennlige løsninger. I handlingsprogrammet 2017–2020 ble det vedtatt å sette av ti millioner kroner per år til et forsknings- og innovasjonsfond. Med forsknings- og innovasjonsfondet ønsker Bærum kommune å stimulere til forskningsbaserte løsninger og innovasjon i kommunens tjenester. Dette skal vi få til gjennom samarbeid med forskningsinstitusjoner som forsker med oss og ikke på oss, interne innovasjonsinitiativer og partnerskap med sosiale entreprenører (gründere med en ny løsning som ønsker å skape sosial og økonomisk verdi). Fondet skal bidra til å finne gode løsninger for dagens og fremtidens utfordringer. Politisk er det gitt en tydelig bestilling på å utvikle en satsing for å sikre digitalt førstevalg for innbyggere og næringsliv i Bærum kommune. Det vil kreve økt IT-innsats, for å kunne ta ut gevinster på andre tjenesteområder i kommunen. En viktig politisk vedtatt føring er at Bærum skal være en aktiv pådriver for utvikling av nasjonale fellesløsninger, og ta disse i bruk.

Dialog og medvirkning for bedre løsninger

I tett samarbeid med den politiske ledelsen ønsker Rådmannen å videreutvikle innbyggerdialog og medvirkning for bedre å ta i bruk innbyggernes kompetanse og ressurser i utviklingen av fremtidens kommunale tjenester. Å være på lag med innbyggerne: invitere, lytte, lære og oppsummere bærumssamfunnets visjon Sammen skaper vi fremtiden: mangfold – raushet – bærekraft er:

  • Et løfte til bærumssamfunnet om at innbyggere også skal være medbyggere.
  • En forventning om innbyggerdialog og medvirkning.

Bærum kommune har en lang tradisjon for innbyggerdialog, både involvering og medvirkning. Det er behov for å systematisere dette arbeidet. Administrasjonen og politikerne i kommunen har mye å lære av sin kompetente befolkning. Brobyggerprosjektet er et eksempel på et konkret tiltak fra kommunen for å hjelpe til slik at livene til mennesker med funksjonshemming og deres familier blir så gode som mulig. Hjelpen skal ta utgangspunkt i brukernes, pårørendes og ansattes kunnskap om eget liv og egen situasjon. Også internt i organisasjonen skal det være en satsing på samarbeid og dialog om å videreutvikle kommunens tjenester. Gjennom videreutvikling av kommunens medbestemmelsesordning og arbeidsmiljøutvalg ønsker Rådmannen å tydeliggjøre kommunens formelle medbestemmelsesarenaer.

7.2 Strategisk ledelse, styring og administrasjon

7.2.1 Innledning

Her omtales tiltak for de fellesadministrative tjenestene (eksklusiv DigIT/Eiendom), styring og ledelse. Flere av de store prosjektene som nå enten er i planleggings- eller i gjennomføringsfasen, vil gi effekter også for kommunens øvrige tjenesters kostnader, og er en del av det systematiske arbeidet med omstilling.

7.2.2 Viktige innsatser og endringer av ressursbruken/utviklingstiltak

Synliggjøring av «bærumskompetansen»

Bærum kommune ønsker å være en attraktiv utviklingspartner lokalt, regionalt, nasjonalt – og internasjonalt. For å oppnå dette må kommunen gå aktivt ut for å fortelle om den kompetansen vi sitter på, og dele våre historier. Kommunen ønsker å få kjennskap til det som fornyer og forbedrer offentlige tjenester – i det store og i det små, og skal være aktør i den åpne «samtalen» om fremtidens kommuner. Gjennom satsingen på Bærumskompetansen – det handler om å dele er målet at Bærum kommune innen 2020 skal være blant førstevalgene når konferansearrangører, kommuner, ansatte og folk er på jakt etter fortellinger som kan bevege mennesker og forbedre offentlige tjenester. Allerede nå ser vi at kommunen får forespørsler på temaer som radikalisering, barnevern, digitalisering, innovasjon og langsiktig styring.

Fortsatt styrket strategisk og langsiktig styring

Mange av de styringsverktøyene Rådmannen har utviklet, gir oss nå et mer langsiktig perspektiv, men det er stadig behov for forbedringer og forenklinger samt mer kraft i innsatsen med å omsette konsekvensene av de langsiktige perspektivene og føringene til konkrete endringsgrep i dag. I denne handlingsprogramperioden vil det jobbes systematisk for å utvikle et sett med nøkkeltall innenfor de ulike sektorene som gjør kommunen enda bedre i stand til å følge utviklingen over tid, og foreta nødvendige sammenlikninger og korrigeringer for å styrke omstillingsevne og gjennomføringskraft. Rådmannen har gjennom flere saker rettet oppmerksomhet mot behovet for styrket styring av investeringsområdet. Operasjonalisering av nytt investeringsreglement og felles prosjektmetodikk i den praktiske hverdagen og i den løpende styringen og rapporteringen i kommunen er godt i gang. Ny styringsmodell for IT er vedtatt. IT- og eiendomsområdet har mange likheter i forhold til styringsstruktur, noe som bør reflekteres i at finansieringsmodellene revideres i handlingsprogramperioden og bygges «over samme lest».

Realisering av innovasjonsstrategien

Innenfor flere av tjenesteområdene jobbes det nå godt med omstilling og innovasjon, men det er ennå et stykke igjen til dette sitter i ryggmargen på alle kommunens ledere og ansatte. Den største endringen ligger i evnen og viljen til å utvikle nye løsninger sammen med innbyggere, brukere, frivillige og leverandører i næringslivet. Det ligger store løft foran oss innen for eksempel bedre utnyttelse av formålsbyggene, redusert energibruk, digitalisering, innovative anskaffelser, skalering i bruk av velferdsteknologi og læringsteknologi, for å nevne noen viktige innovasjonsområder. I handlingsprogramperioden skal det jobbes systematisk med gevinstrealisering og, ikke minst, spredning av vellykkede innovasjoner, slik at det blir en del av kommunens praksis, samtidig som det fortsatt er fokus på endringer og kompetanse for å utvikle nye løsninger. Innovasjonsstrategien skal revideres ved årsskiftet 2017/2018.

Dialog og medvirkning

Hovedmålet om dialog og medvirkning for utvikling av bedre løsninger blir spesielt viktig i handlingsprogramperioden. Dette gjelder særlig i de store utviklingsprosjektene i Sandvika, på Bekkestua og på Fornebu, samt innenfor utvikling av tjenestene. Det er innledet et langsiktig arbeid med å prøve ut og utforme nye metoder for dialog og medvirkning. Det handler om å finne gode møteplasser som trekker deltakere, samt å vektlegge ulike former for markedsføring. Kommunikasjonsarbeidet skal styrkes for å kunne spille en mer aktiv tilretteleggerrolle i arbeidet med å trekke brukere og innbyggere inn i kommunens utviklingsarbeid. Det pågår et arbeid med ny intern kommunikasjonsstrategi og anskaffelse av ny kommunikasjonskanal for å styrke dialogen og deling av informasjon.

Gjennomføring optimalisering av stab- og støttefunksjonene

Gjennomføringen av optimalisering av stab- og støttefunksjonen og realisering av både kvalitative og økonomiske gevinster blir viktig i denne handlingsprogram perioden. Etter en grundig planleggingsfase er prosjektet nå overlevert til linjen, og det nyopprettete Servicesenteret skal i samarbeid med de sentrale støtteenhetene spille en sentral rolle for å tilrettelegge for brukervennlige støttetjenester. Fellestjenestene HR, lønn, regnskap og økonomirapportering er samordnet på tvers av hele kommuneorganisasjonen. Dette gir reduserte kostnader totalt. Vedtatte innsparinger skal realiseres på tvers av hele kommunen – og vil i forhold til kostnadsnivået i 2015 i løpet av handlingsprogramperioden 2018–2021 bidra med samlet cirka 100 millioner kroner innspart på drift. Ved å etablere Servicesenteret har kommunen satt sterkt fokus på å utvikle en servicekultur som skal sikre god og profesjonell hjelp til alle ledere og ansatte i kommunen.

Realisering av ny anskaffelsesstrategi vedtatt i 2016

  • Det skal sikres at anskaffelser gjennomføres i henhold til lover og retningslinjer blant annet gjennom at Anskaffelsesenheten har fått prosessansvaret for anskaffelser over 100 000 kroner. Anskaffelsesenheten vil også gjennomføre og følge opp internkontroller. 
  • Styring av bestillinger for å realisere gevinster knyttet til kjøp på rammeavtaler. Tjenestestedene får innskrenket myndigheten til å bestille varer utenfor etablerte kataloger (rammeavtaler). Ved behov for kjøp utenfor katalog må Servicesenteret kontaktes. 
  • Kategoristyring, kompetanseutvikling og bistand til å utnytte stordriftsfordeler på tvers av tjenesteområder skal sikre merverdi og økt kvalitet på tjenesteytingen. 
  • Kommunens samfunnsansvar skal ivaretas ved inngåelse av nye kontrakter (i planleggingsfasen). Med samfunnsansvar menes krav og tiltak knyttet til å motvirke arbeidslivskriminalitet, forebyggende arbeid med etisk handel i leverandørkjeder, miljøkrav i anskaffelser, bruk av arbeidsmarkedsbedrifter og lærlinger, samt arbeid med etisk bevissthet i anskaffelsesprosesser, herunder korrupsjonsforebyggende tiltak. 
  • Kommunen skal fremme innovative løsninger og gjennomføre innovative anskaffelsesprosesser som bidrar til virksomhetsutvikling og stimulerer til nærings- og leverandørutvikling. Å fokusere på behovet fremfor løsninger vil åpne for økt konkurranse og gi leverandørene mulighet til å foreslå innovative løsninger.
  • Kommunen vil søke å inngå innovative partnerskap for å utvikle nye og fremtidsrettede løsninger.

7.3 Digitalisering og IT

7.3.1 Innledning

Den nye digitaliseringsstrategien som ble vedtatt av kommunestyret 29.3.2017, sak 33/17, handler om målene for digitalisering av organisasjon og styring og kommunale tjenester i Bærum. Den vil selvsagt dominere arbeidet med utvikling av informasjonsteknologi de nærmeste årene, men vil også forme måten kommunens ulike områder samrår seg på til beste for de vi er her for. Gjennomføring av strategien vil gjøre det mulig for Bærum kommunes innbyggere og næringsliv å forholde seg til ett Bærum på digitale flater.

De neste årene vil være viktige for å etablere en god plattform for å møte utfordringene som følger av en eksplosiv digital utvikling for brukerne. Den nye digitaliseringsstrategien omtaler fire digitaliseringsmål som poengterer hva vi ønsker å oppnå de neste årene innen områdene:

  • innbyggere
  • ansatte 
  • ledelse og informasjonsdeling 
  • virksomhetsstyring og OU

Det gjennomføres et omstillingsprogram med ambisjon om å forbedre arbeidsprosesser slik at de er bedre tilpasset en ny digital hverdag for medarbeidere så vel som innbyggere og næringsliv. Dette programmet har mange elementer, og mye av dette arbeidet vil strekke seg ut i planperioden. Strategien støtter opp under et perspektiv som både ser på kommunen med innbyggerens øyne og fremstiller ett Bærum.

Målbildet sammenfatter hvordan kommunen møter innbyggere og næringsliv på digitale flater og bidrar til å muliggjøre helhetlige og individuelt tilpassede tjenester. Vi vrir måten vi ser på tjenestene og våre forbedringsområder innenfra og ut mot hvordan våre brukere opplever tjenestene utenfra og inn.

7.3.2 Viktige innsatser og endringer av ressursbruken/utviklingstiltak

Videreutvikling av organisasjon og kompetanse, økt gjennomføringskraft Direktørområdet Digitalisering og IT (DigIT) i Bærum kommune står foran betydelige omstillingsprosesser som påvirker mange sider av organisasjonen, slik som for eksempel:

  • samhandling med tjenesteområdene om integrasjon av IT i kjerneprosessene 
  • omstilling av kompetanse hos ledere og medarbeidere 
  • tilrettelegging av teknologisk plattform for integrasjon med digitale komponenter 
  • omlegging av driftsmønstre og tjenestenivåavtaler for å ta høyde for når innbyggerne er på nett

Det gjennomføres et omstillingsprogram med ambisjon om å forbedre arbeidsprosesser slik at de er bedre tilpasset en ny digital hverdag for medarbeidere så vel som innbyggere og næringsliv. Dette programmet har mange elementer, og mye av dette arbeidet vil strekke seg ut i planperioden.

Skalerbarhet i leveranser forutsetter bedre og mer bevisst bruk av leverandører

I de nærmeste årene kan kommunen stå foran en nesten endeløs etterspørsel etter tjenester levert fra Digitalisering og IT. Det er utarbeidet en «etterspørselskatalog» med oversikt over alle forventede initiativ og prosjekter, men det er fortsatt usikkerhet når det gjelder volum og fremdrift. Det er derfor nødvendig at leveransekapasiteten økes. Det vil fortsatt være viktig at DigIT er leverandør av IT- og digitaliseringstjenester, men ikke nødvendigvis alltid produsent. Det er verken ønskelig eller mulig for kommunen å besitte spisskompetanse på alle områdene. Samarbeid og samskaping med andre leverandører og rådgivere er derfor viktig for å kunne utvikle initiativ og tiltak som målrettes mot disse områdene og som bidrar til ett Bærum.

Nasjonal pådriverrolle

I forbindelse med kommunestyrets behandling av digitaliseringsstrategien (29.3.2017, sak 33/17) er det vedtatt at Bærum skal være en foregangskommune i å ta i bruk nasjonale fellesløsninger og aktivt bidra til at de etableres. Samarbeidet med det nasjonale miljøet og andre kommuner skal styrkes for å utvikle og ta i bruk felleskomponenter, som kan bidra til økt effektivisering og lavere kostnader for offentlig sektor som helhet. Kommunen er allerede aktiv deltaker i flere fellesnasjonale prosjekter, og dette vil ha høy oppmerksomhet også i handlingsprogramperioden.

Samordning og standardisering av løsningsporteføljen i kommunen

Selv om det er et stykke frem før sektorene og fagmiljøer i kommunen er optimalt samordnet, må det jobbes mer på tvers i kommunen slik at det kan forenkles og standardiseres så langt som mulig. Samtidig med et skarpere blikk på leveranser av tjenester til målgruppene, skal dagens systemportefølje og driftsmiljø omstilles og effektiviseres. Det innebærer et effektiviseringsarbeid der vi må «avvikle for å utvikle». Det er et uttalt mål å avvikle utdaterte systemer som er ressurskrevende å holde i gang og som kan duplisere funksjonalitet vi allerede har.

Styring og finansiering av IT-området

Digitalisering av kommunen vil øke bruken av IT som innsatsfaktor i tjenesteproduksjonen med tilhørende kompleksitet. Dette øker behovet for styring av alle beslutninger gjennom hele investeringslivsløpet for IT-løsninger. Ny IT-styringsmodell som vektlegger samhandlingen mellom IT, sektorene og de ulike tjenesteområdene er vedtatt, og det vil i handlingsprogramperioden være fullt fokus på å få denne kjent og operasjonalisert på tvers av kommunen. Ny finansieringsmodell for IT som i sterkere grad understøtter målene i digitaliseringsstrategien er under utvikling og vil bli iverksatt i handlingsprogramperioden.

IT-sikkerhet

Digitalisering av saksbehandling og tjenesteproduksjon i Bærum kommune vil kunne gi store gevinster, men kan også resultere i endret eller forsterket sårbarhet. Ett Bærum, digitalt førstevalg er naturlig nok helt avhengig av tilgang på operative systemer og data, på både faste og mobile arbeidsplasser. Med økt integrasjon mot de «digitale økosystem» kommunen er en del av, vil dette kunne innebære økt sårbarhet på områder hvor vi har liten eller ingen innflytelse, for eksempel innen telekommunikasjon. Dette kan i sin tur føre til økt sårbarhet på områder som:

  • tilgang på systemer og data 
  • data på avveie
  • uautorisert endring av data
  • uautorisert bruk av data

Bevissthet omkring informasjonssikkerhet og personvern, og et robust forvaltnings- og driftsmiljø for systemer og data, er helt nødvendig for å imøtegå digitale trusler. Kommunen må derfor sørge for relevante tiltak for å redusere risiko.

En digital krise kan oppstå når viktige digitale systemer svikter og konsekvensen av bortfallet rammer mange. Bevissthet omkring beredskap og kontinuitetsplanlegging er helt nødvendig for å sikre gode, koordinerte og forhåndsplanlagte tiltak for håndtere faktiske hendelser.

Flytting av digital infrastruktur og fysisk arkiv

I løpet av planperioden vil vi gjennomføre en flytting av fysisk infrastruktur og fysisk arkiv i forbindelse med moderniseringen av Kommunegården. Dette er to deler av et komplekst prosjekt som i skrivende stund er under planlegging, og det er for tidlig å indikere plan, kostnader eller risiko.

7.4 Eiendom

7.4.1 Innledning

Eiendomsstrategien angir et høyt ambisjonsnivå for kommunens bygningsmasse, og gir retning og langsiktige mål for kommunens eiendomsvirksomhet i et tiårsperspektiv. I strategien er det definert en første gjennomføringsfase (2015–2017) med egne tiltak og mål. Å realisere eiendomsstrategien krever et stort utviklings- og omstillingsarbeid samtidig som det er en kraftig økning i oppdragsmengde. Selve strategien skal evalueres og rulleres i 2018. Kommunens satsing på bedret langsiktig styring krever bidrag til utviklingen fra Eiendom innen både systematikk, styringsstruktur, prosjektmetodikk, oppgradering/vedlikehold, investeringsområdet og anskaffelser.

De fem viktigste innsatsene fra Handlingsprogram 2017–2020 skal videreføres:

  • fortsatt rigging av eiendomsvirksomheten for måloppnåelse og gjennomføring
  • planmessig og styrt oppgradering, vedlikehold og formuesbevaring
  • styring av investeringer i tråd med nytt investeringsreglement 
  • styrket innsats på energi- og klimaledelse
  • videreutvikle systemer som understøtter styring av eiendomsvirksomheten

7.4.2 Viktige innsatser og endringer av ressursbruken/utviklingstiltak

Rigging av eiendomsvirksomheten for måloppnåelse og gjennomføring av eiendomsstrategien

Mange av kommunens omstillingstiltak avhenger av bygningsmessige tiltak for å kunne ta ut gevinster og få til nødvendig omstilling, og investeringsvolumet øker vesentlig. Rådmannen vil løpende vurdere behov for å komplettere kapasitet/kompetanse i egen organisasjon for å sikre tilstrekkelig ledelse, styring og gjennomføringskraft, både til analyser, drift, vedlikehold og prosjektgjennomføring. Det vil jobbes med å få riktig balanse mellom behov for ekstern kompetanse/kapasitet og egne ressurser. Arbeidet med å få eiendomsstrategien til å leve i organisasjonen – med leveransekultur, serviceinnstilling og profesjonalitet – krever god ledelse og styring.

Planmessig styrt oppgradering, vedlikehold og formuesbevaring

Tilstandsanalyseprosjektet ble startet tidlig 2017, og vil kompletteres for hele bygningsmassen første halvår 2018. Analysene vil konkretisere og dokumentere vedlikeholdsetterslepet med forslag til tiltak og kostnadsestimater. Samtidig vil inneklima og HMS samt brannsikkerhet i døgninstitusjoner kartlegges. Tilstandsanalysene vil gi grunnlag for riktige prioriteringer og forventningsavklaringer. I 2018 skal det etableres langsiktige vedlikeholdsplaner basert på tverrfaglige prioriteringer sammen med tjenestene, med utgangspunkt i tjenestenes behov, tilstandsanalysene og bygningsmassens egnethet. Nesten hele finansieringen av det verdibevarende vedlikehold, som består av mange enkeltprosjekter med tildelte prosjektbudsjetter, er i dag dekket av investeringsmidler, spesielt gjennom potten formuesbevaring. De bygningsmessige tiltakene vil delvis være vedlikeholdstiltak som etter regnskapsreglene skal finansieres av driftsmidler. Fordeling mellom investering og driftsmidler vil først kunne vurderes godt inn mot handlingsprogram 2019, etter at tilstandsanalysene er gjennomført og kan brukes som underlag for vedlikeholdsplanene.

Styring av eiendomsinvesteringer i tråd med nytt investeringsreglement

Kommunens investeringsvolum øker betraktelig de neste årene. Og det er behov for å øke kapasiteten for gjennomføring. Det arbeides løpende med å rekruttere riktige ressurser. I et opphetet byggemarked er det vanskelig å rekruttere de rette personer med ønskede kvalifikasjoner, dette gjelder spesielt prosjektansvarlige med tung prosjektledererfaring for å sikre rett kapasitet til gjennomføring av større prosjekter. Det blir derfor nødvendig å supplere med større andel innleie enn det som er ønskelig. Det skal utvikles gode modeller for konseptanalyser med fastsatte prinsipper for levetidskostnadsberegninger, og livssykluskostnader skal i større grad vurderes som del av investeringsanalysen. Driftseffekter av investeringer skal vurderes som grunnlag for å prioritere de prosjektene som gir reduserte driftskostnader og mer ressurseffektive tjenester. Det vil rettes innsats mot utvikling av gode og innovative anskaffelses- og kontraktsmodeller som kan bidra til innovasjon i eiendomsprosjektene. 

Styrket innsats i miljø- og energiledelse

I et tiårsperspektiv vil omtrent 80 prosent av kommunens bygninger fortsatt være «gamle», og kanskje kreve tett oppfølging for at energibruk skal kunne reduseres. Kompetanse og kapasitet til «energijakt», oppfølging, måling og dokumentasjon skal styrkes. For å styrke det systematiske miljø- og energiarbeidet, og utvikle bedre måling og synliggjøring av resultater og utvikling over tid, vil Rådmannen ISO-sertifisere eiendomsvirksomheten innen ISO 140001 Miljøledelse og ISO 50001 Energiledelse.

Videreutvikle systemer som understøtter styring av eiendomsvirksomheten

Styringsmodellen for eiendomsområdet skal videreutvikles. Finansieringsmodellen er en viktig del av styringsmodellen og kan bidra til å synliggjøre kostnader og ressursbruk som grunnlag for en tydelig prioritering og styring. Særlig er det interessant å tydeliggjøre kostander ved arealbruk når en målsetting er å redusere arealbruk. Internt i Eiendom er videreutvikling av fagsystemer og økt satsing på digitaliserte prosesser viktige innsatsområder. Oppgradering av FDV-system til ny versjon legger til rette for smartere eiendomsdrift og digitalisering av prosesser. Eksempelvis skal Eiendom bolig ta i bruk elektronisk protokoll for inn- og utflytting, noe som vil effektivisere prosesser og dokumentflyt. Dette vil bidra til en forenkling av ressursbruken og bedre kommunikasjonsflyt mellom boligbistand i Helse og sosial, drift og bolig i Eiendom. Eiendom er deltaker og pådriver i prosjektet med formål utvidet integrasjon mellom prosjektøkonomisystem og kommunens økonomisystem, EPOS, slik at styringsinformasjon også kan tas ut av det overordnede økonomisystemet. Dette vil bidra til mer effektiv og kvalitetssikret styringsdialog.

Økt gjennomføringskraft for investeringer og vedlikehold

Etter hvert som bevilgningene til investeringer og formuesbevarende og miljørettede tiltak øker videre i årene som kommer, er det nødvendig å øke kapasiteten til planlegging og gjennomføring. Dette må gjøres i en kombinasjon mellom egne ansettelser og innkjøpt kompetanse, sammen med styrket ledelse. Arbeidet med tomtesøk og gjennomføring av forhandlingsprosesser, samt strategiske tomtekjøp og eiendomsutvikling skal intensiveres, slik at arealer kan sikres i tilstrekkelig tid til å realisere byggeprosjektene som forutsatt.

Oppgradering av Kommunegården

Kommunen leier Kommunegården i Sandvika av Bærum kommunale pensjonskasse gjennom en «barehouse»-avtale, der kommunen har fullt ansvar for vedlikehold og oppgradering. Tekniske anlegg i Kommunegården er utdaterte, og det er høy arealbruk per arbeidsplass. Det er nødvendig med en helhetlig teknisk og funksjonell oppgradering av kommunegården og en modernisering av kommunens kontorarbeidsplasser så de understøtter fremtidens mer digitale og tverrfaglige arbeidsform. Dette sikrer muligheten for å optimalisere arealene både for innbyggere i møte med kommunen og for ansatte. Samtidig vil dette legge til rette for en vesentlig arealeffektivisering og potensial for besparelser knyttet til å si opp eksterne leiekontrakter etter ombygging. Kommunen har i lys av dette sikret seg en mulighet til å inngå en leiekontrakt for et midlertidig kontorbygg på Hamang i ombyggingsperioden. Det er i tidligere handlingsprogram vedtatt 25 millioner kroner for å dekke husleie i midlertidige lokaler i 2018 og 2019. Det er ikke endelig avklart hvilke tilpasninger som skal gjøres i oppgraderingen av Kommunegården, om alle utbedringer vil inngå i ny leieavtale med Bærum kommunale pensjonskasse, eller om det vil komme investeringsbehov i tillegg. Rådmannen vil følge opp dette i neste LDIP, og kommer tilbake til dette i egne saker. Foreløpig er det fra og med 2020 vedtatt 20 mill. til økt husleie vedrørende Kommunegården.

Bygge for fremtiden – digitalisert, klimaklokt og energigjerrig

Digitaliserte modeller brukes i større utstrekning til planlegging, prosjektering, bygging og i driftsfasen. 3D-modeller har mange fordeler og bidrar blant annet til god visualisering av sluttresultatet, reduserer feil i tverrfaglig prosjektering, og kan være et meget godt hjelpemiddel i det løpende arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold av bygningene. Kommunen vil gjennom å spisse sin miljøprofil i nybyggs- og rehabiliteringsprosjekter bidra til fremtidsrettede bygg og til det grønne skiftet. Alle byggeprosjekter i kommunal regi skal ligge i forkant av myndighetenes krav til miljø. Det skal også satses på piloter og forbildeprosjekter med ekstra høye ambisjoner. De mest miljøvennlige kvadratmeterne er de som ikke bygges, og arbeidet med å redusere arealbruk per innbygger skal videreføres. Dette handler om å utnytte den eksisterende bygningsmassen effektivt, organisere tjenestene slik at arealbehovet kan dempes, og bygge nye arealeffektive, fleksible og fremtidsrettede bygg. 

Eiendom sluttet seg til 10 strakstiltak for byggeiere i eiendomssektorens veikart mot 2050: Miljøsertifiser organisasjonen, fjern fossil oppvarming, kjøp giftfritt, innfør et system for energi- og miljøledelse, vurder takflatene, etterspør innovasjon, planlegg for gjenbruk, etterspør reelt energibudsjett, etterspør lavutslippsmaterialer, etterspør fossilfri byggeplass. I handlingsplanen knyttet til klimastrategien er det konkretisert 19 tiltak innen bygg for kommunens egen virksomhet.

7.5 HR og medarbeidere

7.5.1 Innledning

Dette kapitlet beskriver status og utvikling for kommunen som helhet innen medarbeiderområdet.

I januar 2016 vedtok kommunestyret en revidert arbeidsgiverstrategi, Arbeidsgiverstrategi mot 2035. Kommunens overordnede mål legges til grunn. Strategien bygger på kommunens visjon og verdier, samt medarbeiderskap og samhandling. Strategien peker på fire områder som skal gjøre kommunen til en attraktiv arbeidsgiver:

  • godt lederskap
  • medarbeidere med riktig kompetanse
  • mangfold og inkludering 
  • innovasjon og omstilling

Strategien som ble vedtatt i behandlingen, legges til grunn for satsing og prioriteringer fremover.

Nøkkeltall medarbeidere

Kommunens situasjon når det gjelder medarbeidere, er i positiv utvikling på flere områder. Turnover er lav, fra 9,2 prosent i 2012 til 8,3 prosent i 2016. Det er fremdeles en rekordstor søkning til ledige stillinger, og det er lettere å finne gode kandidater til stillinger. Resultat for 2016 ble et sykefravær på 7,2 prosent, med et korttidsfravær på 2,6 prosent og et langtidsfravær på 4,6 prosent. Kommunen som helhet har hatt en liten nedgang i korttidsfraværet sammenlignet med 2015. Langtidsfraværet ligger på samme nivå som i 2015. Utviklingen innen sykefraværet de siste tre årene viser en positiv trend for kommunen. Første halvår 2017 er imidlertid sykefraværet økt igjen. En økning av langtidsfravær innen velferdsområdet er hovedforklaringen. Rådmannen vil høsten 2017 komme med en egen politisk sak rundt utfordringsbildet, ha et sterkt fokus på situasjonen videre og eventuelt igangsette nye tiltak. Per 1.1.2017 har kommunen 7 368 årsverk fast ansatt, fordelt på 9 427 personer. I tillegg er det 2 761 personer som er timelønnede. Andelen menn er svakt økende og er nå på 26,1 prosent. Dette er en positiv utvikling.

Nøkkeltall samlet 2014–2016

7.5.2 Viktige innsatser og endringer av ressursbruken/utviklingstiltak

Godt lederskap Kommunens program for innovasjonsledelse (LUP) vil videreføres i 2018 og inngå som en viktig del av det systematiske arbeidet med lederutviklings- og organisasjonskultur. Målet er at alle resterende tjenestesteder har fått LUP-opplæring i 2018. Nytt opplegg for leder- og ledelsesutvikling som blant annet inkluderer e-læring, iverksettes. Ulike tiltak som forsterker ønsket leder- og kulturutvikling vil iverksettes.

Medarbeidere med riktig kompetanse

Kommunens medarbeidere har høy kompetanse. Ufaglærte utgjør kun 18,5 prosent av alle, og fagarbeidergruppen utgjør 22,5 prosent. For øvrig har medarbeidere høyskole- eller universitetsutdanning.

Det skjer en betydelig satsing på kompetanseutvikling i organisasjonen. Det utdeles årlig til sammen tre millioner kroner i stipendmidler til videre- og etterutdanning. Alle sektorer har egne satsingsområder knyttet til kompetanseutvikling, og hvert tjenestested har egne midler til internopplæring. Strategisk plan for kompetanseutvikling ble behandlet i utvalg for samarbeid februar 2016, og legger føringer for videre prioriteringer.

Omstilling og kompetansebehov fremover

Kommunens kompetansebehov har de siste årene blitt betydelig endret. Det er i mindre grad enn tidligere behov for funksjoner med lav kompetanse og utdanning fordi oppgaver krever fag-/profesjonsutdanning, automatiseres eller ikke lenger skal produseres av kommunen. Det er allerede store utfordringer knyttet til å finne alternative jobber internt for personer med lav utdanning når det skal gjennomføres nedbemanning og omstilling. Det er også utfordrende for kommunen å finne praksisplasser til mennesker uten fagutdanning. Denne utviklingen vil forsterkes i årene fremover som følge av økt grad av digitalisering, profesjonalisering og krav til effektivitet. Rådmannen vil derfor vektlegge tiltak for å styrke fagopplæring, og iverksette rekrutteringstiltak for å sikre riktig kompetanse.

Mangfold og inkludering

Kommunen som praksisarena for ulike målgrupper vil i større grad koordineres og profesjonaliseres. Et økende antall flytninger vil ha behov for språkopplæring. Totalt sett er andelen medarbeidere med minoritetsbakgrunn relativt stabil over tid. Fra 2012 til 2016 har det vært en liten økning, fra 12,7 prosent til 14 prosent. Den største andelen minoritetsspråklige finnes innen pleie og omsorg. Registreringen bygger på SSBs definisjon av innvandrere – personer født i utlandet av to utenlandske foreldre. En økt ambisjon for antall lærlinger vil innebære behov for tilrettelegging, veiledning og oppfølging. Fra 2015 til 2016 er det en liten økning i andelen som har 100 prosent stilling, samtidig som deltid reduseres tilsvarende. Dette innebærer en økning i gjennomsnittlig stillingsstørrelse. 64,6 prosent av kommunens medarbeidere har stillingsstørrelse over 80 prosent. Kommunen vil intensivere satsingen på å få en heltidskultur i organisasjonen.

Kunnskapssenteret

Kunnskapssenterets konsept videreutvikles kontinuerlig. I løpet av 2017 innføres en egenandel for å kunne utvikle et profesjonelt kurs- og konferansekonsept til alle leietakere, interne og eksterne. Samtidig er dette nødvendig for å sikre Kunnskapssenteret et økonomisk bedre fundament. Det er i dagens modell tilførsler for å dekke husleie, men ikke oppgaver som følger med det å være et kurssted. Kommunens satsing på oppbygging og utvikling av Kunnskapssenteret videreutvikles. Det er opprettet en arbeidsgruppe i kommunen for å gjøre en mulighetsstudie og utarbeide et prospekt som skal sikre at Bærum kommune i fremtiden oppfattes som en kommune preget av et kunnskaps- og studentmiljø. Ved å ha et tett samarbeid med aktuelle universitet og høyskoler, undersøkes muligheten for ytterligere satsing på universitets-/høyskoleutdanning i Sandvika. I et langsiktig perspektiv vil kommunen kunne rekruttere medarbeidere med utdanningsbakgrunn som det etter hvert vil være mangel på i kommunen. Kommunens egen internopplæring videreutvikles, og et samarbeidsprosjekt er initiert mellom HR og Kunnskapssenteret for å sikre gode systemer som ivaretar kommunens krav og ønsker om kurs- og konferansefasiliteter. Kantinedriften er utvidet ved at nye leietakere i tilstøtende bygg også får et kantinetilbud i regi av Kunnskapssenteret. Kunnskapssenteret starter i tillegg opp drift av kantine og resepsjon i Malmskriverveien 18. Begge tiltak er gjennomført for å sikre økonomi og ta ned sårbarhet.

7.6 Endringer drift

7.6.1 Merbehov – intern organisatorisk tilpasning

1. Ny personal- og HMS-håndbok

Ambisjonen for tiltaket er å forenkle tilgang til lovverk, interne retningslinjer og øvrige hjelpemidler for ledere. Dagens personal- og HMS-håndbok viser seg å være vanskelig å finne frem i. En ny personalhåndbok med en bedre søkemotor vil kunne øke graden av selvbetjening.

2. Styrket kommunikasjonsressurs – Klimaklok

For å støtte opp om arbeidet med klimaklokprogrammet foreslår Rådmannen en styrket kommunikasjonsressurs. Hensikten med styrkningen er å motivere til innsats for å få synliggjort resultatene av Klimaklok kommune. Arbeidet skal foregå både internt og eksternt, og på tvers av kommuneorganisasjonen. 

3. Styrket ledelsesressurs – Eiendom

Med ambisjonene for nyetablering av sosial infrastruktur i kommunen, innhenting av vedlikeholdsetterslep og øvrig realisering av eiendomsstrategien, har det de siste par årene pågått et krevende utviklings- og omstillingsarbeid i Eiendom for å profesjonalisere organisasjonen, øke gjennomføringskraften og tilpasse den til kommunens strategiske mål. Bærum kommunen er en av landets største eiendomsbesittere, og det har vært utfordrende å sikre nok ledelseskapasitet til å følge opp forvaltningsarbeidet av kommunens eiendommer på en god måte. Enheten som har hatt ansvar for eiendomsforvaltning av alle bygninger og grunneiendommer, deles derfor opp i to enheter. Hensikten er å bidra til å styrke strategiske tomtekjøp, inn- og utleie samt eiendomsutvikling og grunneierrollen i den ene enheten, og å styrke forvaltning av kommunens formålsbygninger og komme raskere i mål med planmessig styrt oppgradering, energieffektivisering, vedlikehold og formuesbevaring i den andre enheten. 

7.6.2 Merbehov – sentralt posterte felleskommunale kostnader

Her vises kostnader som ikke gjelder administrative støtteenheter, men som budsjetteres sentralt.

4. Videreutvikle e-læring

Ut fra en ambisjon om å ha størst mulig grad av selvbetjening for ledere og medarbeidere, skal e-læring videreutvikles for mer effektiv og tilgjengelig kompetansebygging. Dette forutsetter en fortsatt forsterket innsats. Ved å benytte KS’ læringsplattform i kombinasjon med kompetansemodulen i LØP (kommunens lønns- og personalsystem), vil ledere får en betydelig bedre oversikt over kompetansestyring og kompetanseutvikling blant medarbeidere. Det er tidligere lagt inn et innsparingskrav på 0,5 mill. per år i årene fremover. Det viser seg at det tar lengre tid enn forventet å utvikle et helhetlig opplegg for e-læring. I 2018 kompenseres kuttet ved å benytte allerede bevilgede omstillingsmidler. Tilsvarende styrking gjøres i 2019.

5. Økte kostnader til lisenser, support, vedlikehold og utvikling – IT

Vekst i antall ansatte og økt bruk av IT-verktøy medfører økte kostnader for hele kommunen til lisenser, support og vedlikehold. Økt effektivisering gjennom digitalisering medfører at flere vil gjøre bruk av IT-verktøy. Lønnssystemet og verktøy for planlegging og utvikling av kompetanse oppgraderes. Ved å utvide bruken vil både ledere og medarbeidere få en oppdatert oversikt over planlagte og gjennomførte opplæringstiltak.

6. Personvernombud

EUs forordning for personvern blir norsk lov fra 2018 og gjør ordningen med personvernombud obligatorisk for kommunen. De nye reglene lovfester hvilken rolle og hvilke oppgaver ombudet skal ha, og gir kommunen nye plikter. For å ivareta de nye reglene er det behov for å øke ressursene avsatt til dette arbeidet. 

7. Felles vikaradministrasjon for skoler og barnehager

Det etableres en felles vikaradministrasjon i HR-drift for å bistå skoler og barnehager med innleie av vikarer. Det er kartlagt at skolene alene til sammen bruker cirka ti årsverk på denne oppgaven, tid som kan frigjøres til pedagogisk virksomhet. Det er innhentet erfaringer fra andre kommuner som har tilsvarende opplegg. Det er beregnet at det er behov for fire årsverk for å betjene alle skoler og barnehager. De første to årene benyttes allerede vedtatte omstillingsmidler for å bygge opp ordningen. Det er usikkert hvordan behovet vil være de neste årene. Det legges foreløpig inn lønnsmidler tilsvarende to årsverk i 2020 og 2021. Når man i 2018 har mer kunnskap om riktig fordelingsnøkkel, vil kostnadene bli fordelt videre fra programområde Administrasjon til programområdene Skole og Barnehage, der innsparingene vil komme.

8. Manglende leieinntekter Kunnskapssenteret

Ved etableringen av Kunnskapssenteret ble det lagt opp til at driften delvis skulle finansieres av inntekter fra utleie av lokaler til eksterne. Det viser seg nå at inntektskravet er for ambisiøst, og det er per i dag ikke realiserbart i sin helhet. Merbehovet skal gradvis trappes ned i perioden ved at inntektssiden skal økes. Endringen gjelder programområde Sosialtjeneste og bolig.

9. Videreføre arbeidet innenfor Eierutvalgets ansvarsområde

Det er ønskelig å videreutvikle kompetanseprogrammet Verdiskapende selskapsstyring i Bærum kommune i perioden, samt gjennomføre aktuelle temadager knyttet til temaer som etikk og korrupsjon med mer. For å videreføre arbeidet innenfor Eierutvalgets ansvarsområde vil det være behov for en ny og årlig bevilgning på 0,1 mill. Eierutvalgets budsjett ligger til politisk sekretariat.

10. Strategi for å styrke tilhørighet til bærumssamfunnet

Formannskapet har bedt om at det igangsettes en prosess for å styrke kommunens omdømme gjennom en målrettet markedsføring av de gode historiene og eksemplene fra Bærum. Formålet er å skape økt grad av tilhørighet til og stolthet over bærumssamfunnet hos våre innbyggere.

11. Kontingenter til regionalt og nasjonalt samarbeid

Kontingent til KS har hatt en vesentlig økning de seneste årene som det ikke er tatt høyde for i budsjettet. I tillegg har det vært økning i en del andre kontingenter til regionalt og nasjonalt samarbeid. Justering av budsjettet ble sist foretatt i Handlingsprogram 2010–2013, og det legges derfor inn forslag om økning i budsjettet slik at det gjenspeiler kommunens faktiske utgifter. Tiltaket inkluderer også Bærum kommunes kontingent til det nylig vedtatte medlemskapet i Osloregionens Europakontor (formannskapssak 70/17, møte 18.4.2017). Det regionale samarbeidet har som mål å knytte Oslo-regionen nærmere til Europa, og skape og utløse nye muligheter for innovasjon, regional utvikling og verdiskaping hos medlemmene. Nettverket vil være en viktig arena for kunnskapsutveksling og kan gi støtte og innsikt i europeiske prosesser. Bærum ønsker å bruke deltakelsen til å utvikle partnerskap og kontakter med sammenlignbare kommuner og regioner i andre land. Bærum kommune tar del i samarbeidet fra 2018.

12. Prosjekt Klimaklok kommune

Styrket ressurs – Klimaklok. Se omtale i kapittel 3. Ny klimastrategi er lagt frem til politisk behandling. For å levere på strategien må det etableres en organisasjon fokusert på måloppnåelse både i kommunens egen virksomhet og i samarbeidet med innbyggere og næringsliv. Det er derfor i henhold til vedtak i formannskapet 29.8.2017, sak 172/17, behov for at det dedikeres ressurser til programmet. Mesteparten av ressursene til gjennomføring av tiltak i handlingsplanen ligger til de respektive programområdene og deres allerede vedtatte rammer. Selve programledelsen vil bli lagt til Strategi- og utviklingsenheten, og det er lagt inn midler til to årsverksressurser til sentral programledelse og mobilisering, samt midler til noe ekstern bistand ved behov for innleie av spisskompetanse. I tillegg vil det brukes allerede eksisterende midler og kompetanse til å styrke også programledelse og rapportering. Endringen gjelder programområde Fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmiljø.

13. Nasjonalt digitaliseringsfond – tilskudd

I forbindelse med den fellesnasjonale satsingen har Bærum kommune gjennom storbynettverket forpliktet seg til å bidra til etableringen av et digitalt finansieringsfond for kommunesektoren. Bærum har sammen med andre kommuner i storbynetterverket bedt KS om å etablere et fond som kan gi en forutsigbar finansiering av viktige nasjonale fellesinitiativ. Dette må sees i sammenheng med regjeringens initiativ til etablering av et slikt fond, som også forutsetter bidrag fra kommunene. Det er tenkt at kommunene som oppstartskapital til fondet går inn med bidrag svarende til 20 kroner per innbygger i de respektive kommuner, og henvendelsen fra KS går til samtlige kommuner i Norge. Det samlede finansielle behovet for å realisere utvikling av prioriterte løsninger etter 2017 er usikkert og ikke mulig å anslå nå. Det vil derfor være behov for at KS foretar årlige vurderinger av finansieringsmekanismens størrelse. Rådmannen tar sikte på å legge frem en egen sak høsten 2017.

7.6.3 Økt husleie

14. Økt husleie på flere programområder

Merbehovet gjelder innleie av lokaler for Voksenopplæringssenteret, ny lokasjon for biblioteket i Sandvika og estimert behov til midlertidige lokaler ved Storøya skole (for å sikre skolekapasitet på Fornebu inntil Oksenøya senter står ferdig).

7.6.4 Innsparinger – intern organisatorisk tilpasning, utenom stab/støtte

Det foreslås ingen nye eller endrede innsparinger innenfor området intern organisatoriske tilpasninger. Tabellen under viser tidligere vedtatte innsparinger og mindrebehov.

7.6.5 Innsparinger – sentralt posterte felleskommunale kostnader

15. Inntekter fra utvidet og samordnet kantinedrift i Kunnskapssenteret

Kantinedriften utvides med ny filial av Spiseriet med tilholdssted i bibliotekets nye lokaler i Sandvika. Driften blir samordnet og vil generere økte inntekter i perioden. Ved etablering av ny filial er det behov for investeringsmidler på 0,3 mill., som er tatt inn i Rådmannens forslag til investeringsbudsjett. Endringen gjelder programområde Grunnskoleopplæring.

7.6.6 Fellestiltak med innsparingseffekt for hele kommunen

16. Egenandel for parkering for ansatte

Ordningen med ansattparkering gjennomgås, og det vil settes strengere kriterier for tildeling. Ansatte som ikke har behov for bil i tjenesten, vil få en egenandel. Tiltaket kan innebære en positiv miljøeffekt. I første omgang innføres tiltaket for tjenestesteder i Sandvika.

7.6.7 Økte ressurser FDV (forvaltning, drift, vedlikehold), programområde 92 og 93

17. Styrket ressurs til energiledelse og energirapportering

Som et ledd i Klimaklok-satsingen og ambisjoner om redusert energibruk, er det behov for å ansette en «energijeger». Ressursen skal følge opp den omfattende porteføljen av bygningsmessige og organisatoriske tiltak i driften som er nødvendige for å nå ambisjonen om redusert energibruk, evaluere tiltak og legge grunnlag for gode rapporter fra tiltak. Ressursen må sees i sammenheng med ambisjonen om å redusere energibruken. Kommunens samlede energikostnader ligger på cirka 83 millioner kroner årlig, og i forslaget til klimastrategi er det foreslått en reduksjon på 12 prosent tilsvarende 10 mill. frem mot 2020. 

18. Styrket innsats for brannsikkerhet

Det foreslås en økning på 0,5 mill. til styrking av arbeidet med brannsikkerhet. Dette vil blant annet bidra til et tettere samarbeid med tjenesteområdene for å samordne regelverkets krav til henholdsvis eier og bruker av bygningsmassen.

19. Økte netto FDV-utgifter

Økte driftskostnader (FDV) skyldes i hovedsak økningen i bygningsarealer som skal forvaltes. Endringene fordeler seg på flere programområder. Når nye arealer tas i bruk, bevilges det vanligvis et beløp per kvadratmeter som tilsvarer et bransjenormtall (Holte-nøkkelen) for gjennomsnittlige, årlige FDV-kostnader for den aktuelle bygningstypen. Hvis eiendommen avviker fra de vanlige bygningstypene, som for eksempel Bærum idrettspark, vil Rådmannen foreslå bevilgning ut fra en individuell beregning. FDV-bevilgningene til den eldre bygningsmassen er imidlertid historisk betinget, og budsjettrammer gjenspeiler ikke den norm som i dag legges til grunn for nye bevilginger. I gjennomsnitt disponerer derfor programområdet FDV langt mindre per kvadratmeter enn dagens bransjenormtall tilsier. Over tid endres ofte fremdriftsplanene, samtidig som nye prosjekter kommer til. Forslag til bevilgning til FDV-midler justeres derfor ved hver behandling av handlingsprogrammet. Justeringen innebærer at FDVmidler tas ut når ferdigstillelse utsettes i forhold til de forutsetninger tidligere bevilgninger bygger på.

De største endringene i forhold til Handlingsprogram 2017–2020 er:

  • Permanent Jarenga barnehage kan tidligst stå ferdig i 2022, mot tidligere anslått 2020.
  • Lindelia bo- og behandlingsenter tas i bruk i 2020, tidligere har det vært lagt inn FDV-kostnader fra 2019.

7.6.8 Innsparinger FDV (forvalting, drift, vedlikehold), programområde 92 og 93

20. Energibesparelse (EPC – energikontrakt med garanti)

Selv om netto effekt av endret tiltak er null, omtales det likevel her fordi forutsetningene for tiltaket er endret. Rådmannen har gjennom forslaget til klimastrategi skjerpet målet om en reduksjon av energibruken i bygningsmassen fra 15 til 20prosent i løpet av de kommende fem årene, noe som gir et årlig gjennomsnitt på 4 prosent. Denne reduksjonen er planlagt oppnådd ved en kombinasjon av investeringer i ENØK-tiltak og energiledelse for mer energivennlig bruk og drift av bygningsmassen. Som følge av økning i energiprisene legges det ikke opp til ytterligere økonomiske innsparinger i energiutgiftene i perioden. Reduksjon i energibruk i eksisterende bygninger planlegges også å dekke inn energibehovet i nye arealer.

7.7 Økonomiske driftsrammer for Organisasjon, styring og utvikling / programområde 16

*) Hovedforklaringen til vekst i området samlet er vekst i sentralt posterte felleskommunale kostnader samt tekniske endringer. Tekniske endringer inkluderer foreløpig omfordeling av innsparingstiltaket Optimalisering stab og støtte. De tekniske justeringene reflekterer at ressurser er sentralisert, men oppgaver er overtatt uten at sentrale staber er blitt tilført like mye ressurser som gjennomført ressursnedtak ute, og dette gir derfor en kunstig høy vekst på programområde 16. Endelig omfordeling for det enkelte år vil først gjennomføres ved utgangen av hvert år etter at det er foretatt ny fordeling basert på faktisk ressursbruk. I forbindelse med prosessen for å gjøre kostnadsføringen i Bærum mer lik praksis i andre ASSS-kommuner skal en større andel av de kostnader som nå føres på programområde 16/funksjon 120 henføres til tjenesteområdene. 

7.8 Foretak og selskaper

Foretak og selskaper kommunen eier helt eller delvis

Med utgangspunkt i vedtatt eierskapsmelding videreføres kommunens utøvelse av en målrettet og forutsigbar eierskapspolitikk. Det utarbeides også spesifikke eierstrategier for de av selskapene som er av stor betydning for kommunen. Eierutvalgets årlige dialog- og eiermøter er sentrale i oppfølgingen av selskapene. For å sikre og utvikle kompetanse hos styremedlemmer oppnevnt av Bærum kommune (og daglig leder) i disse selskapene, gjennomføres det kurs i styrekompetanseheving i løpet av hver kommunestyreperiode, og det gjennomføres temakurs ved behov. Eierskapsmeldingen og eierstrategiene oppdateres ved behov og rulleres første gang innen andre halvdel av 2017. Deretter hvert fjerde år og innen første år av ny kommunestyreperiode. Mens eierskapsmeldingen legger det overordnede grunnlaget for hvordan kommunen ønsker å forvalte og utøve eierskap på tvers av selskaper, redegjør eierstrategiene for formålet kommunen har med sitt eierskap av selskapet, og de fastsetter overordnede mål samt og tydeliggjør eiers krav og forventninger til selskapet og selskapets styre.

*)  Selveiende institusjon
**) Stiftelse er selveiet og selvstyrende

Publisert 28. sep. 2017 kl. 13.07 Oppdatert 23. jun. 2021 kl. 14.44