Tips og mal på et godt budsjett og regnskap

Når du skal søke midler til drift, aktivitet eller prosjekt vil du bli bedt om å levere et budsjett.

Et budsjett skal vise hvilke planlagte kostnader og inntekter dere har for det kommende året. Budsjettet skal vise hvordan inntektene og tilskuddet skal finansiere de planlagte kostnadene, samt at det skal fungere som en ramme for hvilke aktiviteter organisasjonene deres har råd til å gjennomføre. Budsjettet deres settes opp for hele det kommende kalenderåret – altså 01. januar til og med 31. desember. Normalt sett er det årsmøtet i organisasjonen eller styret som vedtar budsjettet, slik at det er en god demokratisk prosess. Det er viktig å tenke at budsjettet henger sammen med de faktiske aktiviteter dere har planlagt for i søknaden.

Det er ikke alltid slik at regnskapet blir slik en hadde sett for seg i budsjettet. Men, når det er avvik skal dette skrives i rapporteringen, og det er normalt at man tydeliggjør dette for styret og/eller årsmøtet. En viktig tommelfingerregel er at en ikke skal bruke penger på noe som ikke er nevnt i budsjettet. Påse alltid at det er dekkende med inntekter slik at dere har tilstrekkelig med midler å bruke til planlagte kostnader gjennom året.

Generelle tips til hvordan man lager et godt budsjett

1. Før du lager budsjettet bør du/dere ha en god vurdering på hvilke aktiviteter dere skal satse på. Se også til forrige års budsjett/regnskap for å sammenligne og justere deretter.
2. Få en intern enighet om budsjettet i styret og/eller årsmøtet for god forankring og enighet.
3. Sørg for at det er en sammenheng mellom det dere planlegger å gjøre og de inntekter dere budsjetterer for og søker i tilskudd.
4. Budsjettet er ment som et styringsdokument for økonomien gjennom året, men at det kan justeres etter behov.
5. Budsjettet kan settes opp svært enkelt og trenger ikke for mange detaljer. Se forslag under.
6. Budsjettet må være realistisk. Ikke beregne mer inntekter og tilskudd en hva som er realistisk. Om det ikke er sannsynlig å få større tilskudd bør dere synliggjøre at dere har egenkapital å sette inn for å møte de planlagte kostnadene.
7. I budsjettet kan det være lurt å sette opp en «buffer», slik har dere har noe å gå på for uforutsette kostnader som kommer gjennom året.
8. Søker du midler fra f.eks. Bærum kommune må hele søknadsbeløpet settes inn som budsjettert inntekt, slik at det står i samsvar med budsjetterte kostnader og planlagte aktiviteter.
9. Har dere spørsmål knyttet til budsjettering, eller usikker på hvor dere skal legge nivået– snakk med andre i organisasjonslivet eller med frivillighetskoordinator i kommunen.
10. Det kan være hensiktsmessig å gå på et kurs innen økonomi og budsjettering for å lære mer. Her er det mange tilbydere, og rimelige/gratis kurs fra f.eks. Frivillighet Norge eller kommunen.

Mal på et budsjett

Inntekter	Hva	Beløp
	Tilskudd Bærum kommune	60 000
	Tilskudd fra andre	10 000
	Medlemskontingent	3 500
	Salg av varer	2 000
	Grasrotandel	1 500
	Gaver og annet	5 000
	SUM INNTEKTER	82 000
Utgifter	Leie av lokaler	15 000
	Innkjøp av mat	25 000
	Honorarer (innleie av dommer, musikker, vakter…)	10 000
	Innkjøp av inventar og utstyr	10 000
	Telefon og bredbånd	2 000
	Reiseutgifter	5 000
	Informasjon og markedsføring	5 000
	SUM KOSTNADER	82 000
	TOTALT	0*

* I dette budsjettet er det lagt opp til et tilskudd fra Bærum kommune på kr. 60.000 og 10.000 fra andre tilskuddsgivere, og med kostnader på kr. 72.000, som gjør at budsjettet går i null. I søknaden og budsjettet kan en da med fordel enten beskrive at om dere får et lavere tilskudd så vil dere dekke opp resterende inntekter fra egenkapital eller redusere aktivitetene tilsvarende.

Hvorfor føre regnskap?

Alle organisasjoner og tiltak som mottar støtte fra Bærum kommune er pliktig å levere dekkende regnskap for bruk av midler. Regnskapet er også viktig for å rapportere til andre tilskuddgivere, samt å kunne fremvise til styret og medlemmene ved årsmøtet. Her er det klokt å starte med gode rutiner fra første dag, slik at en får levert en god oversikt etter bruk av midler. Regnskapet skal vise den faktiske bruk av midler, mens budsjettet viste hva dere planla å bruke midlene på.

Når dere skal føre regnskap ifm. rapportering for bruk av midler fra Bærum kommune er det spesielt et par ting som er viktig å huske på:

1. I regnskapet skal dere føre inn alle reelle inntekter og kostnader. Alt skal føres inn i regnskapet som sendes inn med rapporteringen.
2. Dere må ta vare på alle kvitteringer og bilag, slik at dette kan dokumenteres ved kontroll fra Bærum kommune.
3. For tilskudd på over 200.000 kroner skal en offentlig godkjent revisor revidere regnskapet. På driftstilskudd skal tilskuddet være oppført i egen linje i regnskapet og balansen i årsregnskapet. På prosjektregnskap skal revisor revidere selve prosjektregnskapet.

Generelle tips på hvordan man fører et godt regnskap

1. Ta vare på alle kvitteringer, bilag, kontoutskrifter og fakturaer.
2. Før regnskapet så nøyaktig som mulig. All bruk av midler skal synliggjøres og dokumenteres.
3. Alle føringer i regnskapet skal skrives inn med dato og hva midlene har blitt brukt på.
4. Søk gjerne god opplæring for regnskap. Her kan du få støtte f.eks. gjennom kurs i kommunens regi, felles samlinger og informasjonsmøter, eller via eksterne som Frivillighet Norge.
5. Se til budsjettet når du fører regnskap. Hvilke grupperinger av inntekter og kostnader hadde dere tenkt og planlagt for, og sammenlign dem.
6. Arbeidet med regnskap starter fra dag en. Ha en god rutine på hvordan du fører og lagrer dokumentasjon, og sett gjerne av en fast dag hvor du fører inn i oversikten din.
7. Lag en god struktur, og følg denne gjennom året. Det vil spare deg for mye merarbeid og stress ved årsavslutning.
8. Regnskapet vil aldri bli helt likt budsjettet, men dere må kunne forklare hvorfor det eventuelt har blitt et avvik.
9. Ta en periodevis gjennomgang av regnskapet for å se hvordan dere ligger an med inntekter som har kommet inn og den bruken dere har frem til da. F.eks. hvert kvartal eller styremøte.
10. Fordel ansvaret med regnskapet, og sørg for at alle leverer dokumentasjon fortløpende til den som fører regnskap. Styret, og spesielt styreleder bør ha god oversikt på status.

Mal for å føre regnskap fortløpende

Her vil vi anbefale å følge kontantprinsippet – altså alle inntekter og kostander føres når de faktiske kommer inn på konto eller blir brukt.

Dato	Hva	Inntekt	Utgift	Bilagsnr.
17.01.2024	Tilskudd Bærum kommune	40.000		1
20.02.2024	Innkjøp av mat til medlemsmøte 21.02. Rema 1000		482,50	2
02.02.2024	Fotballturnering. Leie av sal Nadderud		2500,00	3
02.02.2024	Innkjøp av utstyr (pokaler og nye baller)		1375,00	4
02.02.2024	Salg av kaker og saft, fotballturnering	243,00		5
14.04.2024	Medlemsfest 15.04, Solvik båtforening leie lokaler		1500,00	6
14.04.2024	Medlemsfest, 15.04, innkjøp av mat		2343,00	7
23.05.2024	Medlemskontingent	3200,00		8
xx.xx.xxxx	Osv…..	xxx.xx		x
xx.xx.xxxx	Osv….		xxxx.xx	x

Mal for å føre årsregnskap for drift eller prosjektregnskap

I denne malen for å føre regnskap for året eller et prosjektregnskap skal det overnevnte regnskapet sammenfattes og settes opp i en oversiktlig struktur. Her vil det, som nevnt tidligere, være hensiktsmessig å lage kategorier for inntekter og kostnader, slik at det blir oversiktlig både for deg, til årsmøtet og rapportering til tilskuddgivere (f.eks. Bærum kommune).

Eksempel på spesifiserte inntekter er:

• Medlemskontingent
• Egenandel brukere
• Salg av varer (mat, drikke, bøker og lignende)
• Salg av tjenester
• Kurs, foredrag og lignende
• Sponsorinntekter og gaver
• Momsrefusjon
• Tilskudd fra andre offentlige eller private tilskuddgivere (oppgi alle summer)
• Andre inntekter

 Eksempel på spesifiserte utgifter er:

• Lønnsutgifter
• Honorar (for eksempel foredragsholdere og konsulenter)
• Leie av lokaler
• Inventar og utstyr
• Oppvarming og renhold
• IKT- og teleutgifter (leie av datamaskiner, lisenser, drift og support, telefoni og bredbånd)
• Administrative kostnader
• Informasjon og markedsføring
• Temamøter og fagkvelder
• Sosiale aktiviteter og bevertning
• Reiseutgifter
• Regnskap og revisjon
• Avskrivning
• Andre utgifter

Årsregnskap eller prosjektregnskap

	Hva	Beløp
Inntekt	Tilskudd Bærum kommune	40 000,00
	Tilskudd Grasrotandelen	450,00
	Medlemskontingent	3 200,00
	Salg av varer på samlinger og turneringer	3 250,00
	Gaver og inntekter fra andre	1 200,00
	SUM INNTEKTER	48 100,00
Kostnad	Leie av lokaler	10 000,00
	Innkjøp av mat	23 327,50
	Honorarer (innleie av dommer, musikker, vakter…)	3 500
	Innkjøp av inventar og utstyr	5 600,00
	Telefon og bredbånd	1 300,00
	Reiseutgifter	4 560,00
	Informasjon og markedsføring	1 200,00
	SUM KOSTNADER	49 487,50
	TOTAL	-1 387,50*

 

* Regnskapet viser ett minus på kr.1387,50. Underskuddet dekkes av overføring av oppbygget egenkapital. Regnskapet viser at vi har brukt opp hele tilskuddet fra Bærum kommune.