Søknad om tilskudd til frivillige og ideelle organisasjoner innen helse og velferd i Bærum kommune.
Søknadsskjema og retningslinjer finner du her.
Tekniske spørsmål om innsending av søknad
Fungerer søknadsskjemaet i alle nettlesere?
Søknadsskjema skal fungere i alle nettlesere. Det kan være utfordringer knyttet til å lagre skjemaet underveis. Vi vil derfor anbefale dere å skrive selve søknadsteksten og øvrige lengre tekster i en Word-fil og klippe det inn i søknadsskjema.
Hvordan logger jeg meg inn på søknadsskjemaet?
For å komme til søknadsskjema må du logge deg inn ved hjelp av elektronisk ID, som for eksempel MinID eller BankID. Det er en personlig innlogging, men når du kommer inn i selve søknadsskjemaet vil du kunne legge inn organisasjonsnummeret til organisasjonen du søker på vegen av og koble selve søknaden til den.
Hvordan søker jeg på vegne av en organisasjon?
Etter du har logget deg inn og kommet til selve søknadsskjemaet må du skrive inn organisasjonsnummeret til dem du søker på vegne av. Etter du har skrevet inn organisasjonsnummeret i angitt felt trykker du på tab-knappen og øvrig informasjon vil automatisk flettes inn.
Hvordan vet vi at Bærum kommune har mottatt søknaden?
Den som sender inn søknaden mottar kvittering på epost. Husk å ta vare på referansenummeret på innsendt søknad – slik at du har det til rapporteringen eller om det skulle være noen spørsmål underveis.
Hvor finner vi kopi av innsendt søknad?
Når du har sendt inn søknaden vil du få tilsendt en kvittering på innsendt søknad, samt et vedlegg hvor du finner søknaden du sendte inn.
Du ar også anledning til å logge deg inn og finne sendte søknader under «Mine skjema – Fullført skjema». Innsendte søknader vil være lagret her i 500 dager. Om du vil lagre dem over lengre tid må de lastes ned og lagres lokalt hos deg.
Spørsmål om innhold i søknaden
Hva bør være klart før utfylling av søknad:
- Sikre at organisasjonen er registrert i frivillighetsregisteret og har et organisasjonsnummer. Mer info om frivillighetsregisteret finner du her
- Nøkkeltall for medlemmer, brukere og evt. ansatte i aktiviteten det søkes tilskudd til
- Budsjett for søknadsåret med finansieringsplan
- Godkjent årsmelding og årsregnskap for søkerorganisasjonen
- Et årsregnskap består av resultatregnskap, balanse og noter
- Årsrapport med regnskap for tiltaket eller prosjektet det søkes tilskudd til
Kan vi søke om driftstilskudd og prosjekttilskudd i samme søknadskjema?
Det er ikke mulig å sende søknad om drift og prosjekt i samme søknadsskjema. Dere må sende inn to separate søknader, en for prosjekttilskudd og en for driftstilskudd. Det er mulig for en organisasjon å sende flere prosjektsøknader.
Påvirker søknadene hverandre, hvis vi har sendt inn flere søknader?
- Det er ikke satt av en egen pott til prosjekt- eller driftsmidler
- Alle søknader blir vurdert ut fra retningslinjene for tilskuddsordningen
- Det er heller ikke satt av én bestemt sum til én organisasjon
Må organisasjonen ha en lokal forening i Bærum eller kan landsorganisasjonen søke?
- Hvis organisasjonen ikke har en lokalforening eller avdeling i Bærum, må søknaden beskrive særskilte aktiviteter i Bærum
- Egne budsjetter og regnskap for Bærums-aktivitetene må oppgis
Hva gjør man hvis man er en nystartet organisasjon og ikke har årsmelding for forrige år?
Legg ved vedtekter, referat fra styremøte/årsmøte og gjerne en statusrapport for hvor langt dere har kommet i driften av organisasjonen.
Antall ansatte, brukere og frivillige: skal vi oppgi informasjon for hele organisasjonen, kun for lokalforeningen i Bærum eller det enkelte tiltak/prosjekt?
Hvis dere søker om tilskudd til et tiltak, en enhet i organisasjonen eller et prosjekt, skal dere sende inn nøkkelinformasjon for det tiltaket/prosjektet dere søker om midler til.
Kan styremedlemmer telles som frivillige?
Ja, alle som bidrar til drift/styre av organisasjonen og ikke mottar honorar/lønn kan regnes som frivillige. Lønnede eller honorerte ansatte regnes ikke som frivillige.
Kan frivillige regnes som brukere og omvendt: brukere regnes som frivillige?
- Hvis de gjør en frivillig innsats for driften av tilbudet, kan de telles som frivillige
- Hver person kan kun telles en gang: enten som bruker eller frivillig
Hva hvis prosjektet er nytt, og ikke har tilknyttet frivillig enda?
Hvis tiltaket/prosjektet er nytt, kan dere oppgi informasjon om den eksisterende organisasjonen. Dere bør også gi et anslag over antall forventede deltagere og frivillige til det nye prosjektet/tiltaket.
Hva er et prosjekt?
Prosjekt innebærer en ny aktivitet, metode, målgruppe eller et nytt geografisk område som organisasjonen ønsker å prøve ut innenfor en tidsavgrenset periode. Prosjektet bør evalueres. Dersom evalueringen viser at prosjektet har hatt god effekt, kan aktiviteten vurderes inn i ordinær drift eller videreføres på annen måte. Drift av enkeltaktiviteter i en organisasjon regnes ikke som prosjekt.
Hva skal en prosjektsøknad inneholde?
- Formål og mål med prosjektet
- Målgruppe for prosjektet
- Prosjektvarighet (inntil 3 år)
- Fremdriftsplan med prosjektaktiviteter
- Hvordan skal prosjektet evalueres?
- Hvordan skal erfaringene og resultatene formidles?
- Prosjektbudsjett
Hva menes med spesifisert årsregnskap?
Eksempel på spesifiserte inntekter er:
- Medlemskontingent
- Egenandel brukere
- Salg av varer (mat, drikke, bøker og lignende)
- Salg av tjenester
- Kurs, foredrag og lignende
- Sponsorinntekter og gaver
- Momsrefusjon
- Tilskudd fra andre offentlige eller private tilskuddsgivere (oppgi alle summer)
- Andre inntekter
- Eksempel på spesifiserte utgifter er:
- Lønnsutgifter
- Honorar (for eksempel foredragsholdere og konsulenter)
- Leie av lokaler
- Inventar og utstyr
- Oppvarming og renhold
- IKT- og teleutgifter (leie av datamaskiner, lisenser, drift og support, telefoni og bredbånd)
- Administrative kostnader
- Informasjon og markedsføring
- Temamøter og fagkvelder
- Sosiale aktiviteter og bevertning
- Reiseutgifter
- Regnskap og revisjon
- Avskrivning
- Andre utgifter
Se mal for budsjett og regnskap her.
Regnskap skal være datert og signert av styreleder og minst et medlem av styret. Dere må kunne dokumentere alle inntekter og utgifter gjennom billag dersom Bærum kommune ber om dette.
Kan vi ettersende dokumentasjon og hvordan gjøres det?
Skulle du ha behov for å ettersende noe etter at du har sendt inn søknaden kan dette lastes opp via følgende nettside: Tilskudd - ettersending av dokumentasjon (baerum.kommune.no). Informer saksbehandler snarest mulig etter utløpt søknadsfrist om søknaden er mangelfull og at dokumentasjon vil bli ettersendt. Du vil da få en endelig frist for ettersending av dokumentasjon.
Vi minner om at selve søknaden må være levert innen søknadsfrist, og at du tar vare på referansenummeret. Referansenummeret må oppgis ved ettersending, slik at det kobles til riktig søknad.
Årsmelding/årsregnskap/årsrapport: siste frist er 15. mai.
Spørsmål om flerårige tilskudd
Bærum kommune tildeler tilskudd for ett år om gangen, men i særskilte tilfeller kan det gis flerårige tilskudd over to eller tre år til større organisasjoner/tiltak. I vurderingen av søknader om flerårige tilskudd, vil Bærum kommune legge vekt på om søker/tiltaket:
- har god organisasjonsdrift, herunder forsvarlig økonomistyring
- er godt etablert og har mottatt tilskudd fra ordningen på et stabilt nivå over flere år
- er av betydelig størrelse når det gjelder omfang av aktiviteter og deltakere
- involverer mye frivillighet
- leverer oversiktlig og grundig rapportering
- kan vise til gode resultater.
Flerårige tilskudd gis etter en skjønnsmessig vurdering, og etter vurdering av tilskuddsordningens økonomiske rammer. Søknader om flerårige tilskudd fra organisasjoner som i utgangspunktet tilfredsstiller vurderingskriteriene, kan derfor avslås.
Søkere som eventuelt får flerårige tilskudd, må sende inn ny søknad om tilskudd hvert år, og rapportere på bruken av tilskuddet årlig.
Spørsmål om behandling av søknaden
Hvorfor tar det så lang tid før vi får svar og hvorfor er det så tidlig søknadsfrist?
Det er en lang prosess fra man sender inn søknad til man får svar på søknaden. Saksbehandler tar imot søknader, behandler og foreslår innstilling til fordeling av tilskuddsmidler, som oversendes hovedutvalg for helse og velferd for vedtak medio desember. Behandlingen av tilskuddsmidler gjøres i forbindelse med budsjettbehandling.
Når får vi svar på søknaden?
Alle kan se kommunedirektørens innstilling til vedtak på kommunes nettsider 2 uker før vedtaket fattes i hovedutvalget for helse og velferd. Etter vedtaket er fattet vil saksbehandler/administrasjonen sende ut svarbrev til alle søkere. Svarbrevet kan forventes i løpet av januar.
Hvorfor har vi fått avslag på søknaden, eller lavere tilskudd enn vi søkte om?
Det kommer inn langt flere søknader enn det er midler til. Søknadene prioriteres ut fra retningslinjene til tilskuddsordningen.
Kan vi klage på resultatet?
Ja, vedtak om tildeling og avslag kan påklages.
Det er Bærum kommunes klageutvalg som skal behandle klagen. Du sender klagen til: Bærum kommune, Administrativt team HESO, Postboks 700, 1304 Sandvika eller post@baerum.kommune.no. Klagefristen er senest tre uker fra den dag du har mottatt svar på søknaden. I klagen oppgir du vedtaket det klages over, begrunnelsen for å klage, endringer som ønskes og andre opplysninger som kan ha betydning for behandlingen. Om ønskelig kan kommunen bistå med informasjon om klagerett i henhold til forvaltningsloven.
Spørsmål om utbetaling av tilskudd
Når får vi tilskuddet utbetalt?
Tilskuddene utbetales normalt i løpet av januar.
Hvordan kan vi registrere eller endre kontonummer?
Tilskuddene utbetales til det kontonummeret som er registrert i søknaden. Om behov for endringer kan du kontakte saksbehandler.
Spørsmål om regnskap og rapport
Godtas digital signatur på regnskap, rapport og revisjonsberetning?
Ja, digital signatur godtas. Den må inneholde navn på den som signerer, dato for signatur, og helst hvilket verktøy som benyttes til signering. Vi godtar ikke digitalt utklippede håndsignaturer som er montert sammen.
Hvem må levere revisorgodkjent regnskap?
Hvis dere har mottatt driftstilskudd skal årsregnskapet være revidert av registrert eller statsautorisert revisor. Regnskapet skal være satt opp i samsvar med Norsk Standard Kontoplan NS 4102, hvilket innbefatter resultatregnskap, balanse og noteopplysninger.
Hvis dere har mottatt prosjekttilskudd skal prosjektregnskapet være revidert av registrert eller statsautorisert revisor. Revisor skal kontrollere prosjektregnskapet i henhold til standard for avtalte kontrollhandlinger (ISRS 4400).
Innsyn og kontroll
Bærum kommune har rett til innsyn i bruken av tilskuddsmidlene, og til å kontrollere hvordan tilskuddsmidlene blir brukt og at vilkårene for tildelingen er oppfylt. Bærum kommune kan blant annet kreve ytterligere dokumentasjon om økonomi og aktiviteter.
Tilskuddsmottakere har plikt til å medvirke til kontrollen.
Kommunen gjennomfører hvert år stikkprøvekontroller av rapportering fra et utvalg tilskuddsmottakere. Stikkprøvekontroll er en grundig gjennomgang av all innsendt dokumentasjon fra søknad og rapportering. Kontrollen gjennomføres uten at organisasjonen kontaktes. Dersom det er behov for ytterligere dokumentasjon (f.eks. bilag til regnskap) vil organisasjonen kontaktes.
Mindreforbruk
Tilskuddet skal brukes i tilsagnsåret. Tilskudd eller deler av tilskudd som ikke er brukt ved årsslutt må tilbakebetales. Det er mulig å søke om å overføre restbeløpet til neste år. Fristen for å søke restbeløp overført er 1. april. Søknaden sendes til heso@baerum.kommune.no. Søknaden må inneholde informasjon om årsak til at tilskuddet ikke er brukt og en plan med budsjett for bruken av midlene som søkes overført.